El ABC para evitar una junta improductiva

Los ejecutivos invierten alrededor del 40% de su tiempo en juntas, las cuales, en el 50% de los casos no son productivas, de acuerdo con un estudio de las universidades de California y Minessota en Estados Unidos.

“Las juntas no son malas, pero sí la forma en la que se aprovecha el tiempo”, dijo el coach ejecutivo y miembro de la Federación Internacional de Coaching (ICF, por sus siglas en inglés), Carlos Flores.

La “juntitis” es un mal ampliamente extendido entre las organizaciones.  “Es una mala costumbre de las empresas, que creen que los problemas se resuelven con las juntas”, dijo el especialista en recursos humanos y liderazgo de la Universidad Iberoamericana, Alfredo Bernardez González.

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Los consultores en management han identificado las juntas como un cáncer que carcome la productividad de las empresas. Para evitar que el mal provoque más daños, es importante instaurar reglas claras:

1- Convocatoria con objetivo claro

Hacer juntas por hacerlas no tiene sentido. Las reuniones “para que todos estén enterados” son el típico caso que merma la productividad de las empresas, explicó Flores Torres. Cada reunión debe tener un propósito en específico, para el cual todos los participantes tienen algo que aportar. “No se valen los oyentes”, agregó.

2- Fijar agenda de temas y tiempo

Así como cada reunión debe tener un propósito, también debe contener una lista de temas a trata r. Las juntas sin preparación, como “los veo en mi oficina en media hora” no son las óptimas, señaló Bernardez González.

La juntas sin planeación tienen el riesgo de que los participantes no cuenten con la información que se requiere para llegar al objetivo y que deba reagendarse. El 25% del tiempo en las juntas se va en temas no relevantes, indicó Flores Torres.

Establecer una hora de inicio y conclusión de la junta es muy importante para hacer que las juntas sean productivas. Si al llegar la hora indicada de finalización, la junta no ha abordado todos los temas, debe reagendarse y no alargarla.

3- Establecer roles

Cada junta puede requerir que se asignen diferentes roles entre sus participantes según los intereses, pero hay dos que son básicos: moderador y secretario. El moderador recuerda, al inicio de la reunión, el objetivo y la agenda de temas que se discutirán. Y, además, evitará que los integrantes se desvíen de la agenda.

El secretario es el que consigna los puntos más relevantes de la junta, los acuerdos alcanzados y las tareas asignadas, así como el tiempo compromiso para realizarlas, que compartirá con los demás participantes en cuanto le sea posible. Posteriormente, el secretario o el moderador, dará seguimiento al cumplimiento de acuerdos y tareas establecidos en la minuta.

4- Afuera celulares, computadoras y tablets

Aunque a más de un integrante, el no tener el celular en la mano podría provocarle un ataque de ansiedad, enfocarse 100% en los temas que se discuten es prioritario para hacer las juntas más productivas. Algunas empresas, incluso, tienen una caja de celulares, donde los participantes de las juntas depositan sus teléfonos antes de iniciar la reunión.

“Esto es como conducir, si manejas y mandas un mensaje, es posible que te pase un accidente”, dijo Bernardez.

5- Juntas de pie y caminantes

La innovación también llegó a las juntas. Existen softwares y aplicaciones para administrar los tiempos de las reuniones o convocar a los participantes, tener juntas de pie o caminando.

Las juntas de pie son altamente dinámicas y puntuales. No deben durar más de 15 minutos o se corre el riesgo de perder la atención de los participantes. “Tener juntas de pie diarias de 10 minutos, hace que las juntas generales en lugar de durar tres horas, duren una”, aseguró Flores Torres.

En cuanto a las juntas caminantes, éstas se realizan en el exterior, como en un parque cercano a la oficina y para no más de tres participantes.