¡Libérate de los papeles!

Es una lata guardar tanto papel: las actas de nacimiento del hijo, las de defunción de los abuelos, los estados de cuenta del banco, las escrituras, las pólizas de seguro, y los tan odiados vouchers de la tarjeta. Es hora de romper con el estrés y tener un buen archivo.

Tu archivo puede ser tu amigo si sabes dónde y por qué guardas estos papeles, y cuándo los puedes triturar.

“Los documentos se guardan para tener los elementos para ejercer cualquier derecho o exigir cualquier obligación a la que seamos acreedores, o para defendernos en caso necesario”, dice Guillermo Escamilla, presidente de la Comisión de Comunicación del Colegio de Notarios del Distrito Federal.

Para cuidar tus derechos

Este archivo no pesa mucho, pero hay que guardarlo para siempre. De todo tipo de actas (nacimiento, matrimonio, defunción) hay que tener dos copias certificadas en un folder que se le puede nombrar: actas.

No conviene tener 10 copias certificadas de cada una, pues muchas autoridades que requieren estos papeles solicitan que sean actualizadas, explica Escamilla y algunas ya aceptan una copia fotostática del acta, si tú les muestras la certificada. Así ya no tienes que gastar en certificar. De todos modos es recomendable que tengas algunas copias certificadas, para conservar la información numérica y de folio y así tramitar nuevas en un juzgado.

Conserva copia certificada de las escrituras , aunque hayas vendido el bien inmueble , para documentar que la casa ya no forma parte de tu patrimonio. Si algo pasa en esa casa, ya no es responsabilidad tuya. Tener estos papeles bien ordenados ayuda a enfrentar una eventualidad.

Para enfrentar a Hacienda

“De acuerdo al Código Fiscal de la Federación, todos los contribuyentes están obligados a conservar cinco años su documentación fiscal y su contabilidad”, dice Rubén Herrero, presidente de Impuestum Contadores.

Eso incluye comprobantes de ingresos, como recibos de honorarios, y de gastos, como facturas .

Si eres un comerciante informal, por ejemplo, y no emites facturas pero estás bancarizado o adquiriste un bien inmueble o un automóvil en una agencia, debes guardar tu documentación por 10 años, dice el contador.

La idea es que puedas demostrarle al fisco tus ingresos y egresos para no caer en una discrepancia fiscal. O sea, cuando la Secretaría de Hacienda ve que tus gastos o inversiones son superiores a tus ingresos y te llama para preguntar.

Los donativos entre cónyuges están exentos del Impuesto Sobre la Renta (ISR). Pero si recibes préstamos, premios o donativos mayores a 600,000 pesos los debes informar en tu declaración, explica Herrero.

La ley pide que guardes tu documentación fiscal, si eres contribuyente y estás al día, por cinco años. Si un día te piden algún documento de hace siete años, tienes el derecho de invocar esa prescripción. Sin embargo, si compraste una maquinaria para tu empresa, te conviene guardar la factura hasta el momento de la venta.

Hay algunos documentos que siempre debes guardar, como el acta constitutiva de tu negocio. En general, la documentación sólo la debes guardar cinco años. Si no estás al día con el fisco, más te vale mantenerla 10 años.

Para lidiar con bancos (y seguros)

Los estados de cuenta los debes guardar entre cinco y 10 años, según cómo estés dado de alta en Hacienda y qué tan cumplido seas.

Guarda los vouchers de la tarjeta sólo del día de la compra al día de pago. Si no tienes que reclamar, tíralos. El voucher te facilita el proceso en una reclamación.

Tener el voucher te permite hacer la reclamación más fácilmente. Pero si ya lo tiraste antes de que llegara tu estado de cuenta mensual y tienes una reclamación que hacer, el banco puede pedir una copia del pago al comercio.

En cuanto a los seguros , también es recomendable dividir los papeles por tipo de póliza, dice Eloy López, agente de seguros. Haz un archivo para la póliza de seguro de auto, que cada año se remplaza por la nueva.

En los seguros de vida, sólo hay una póliza, ya sea vitalicia o por la temporalidad del seguro, explica López. Esa póliza es la que siempre se debe guardar, junto con los recibos o facturas de pago. Los seguros de vida no son deducibles para personas físicas, así que puedes guardar toda la documentación junta. “Lo más importante es decirle a algún familiar dónde está la póliza”, dice López, para que el día que sea necesaria el beneficiario pueda iniciar los trámites del seguro sin perder días buscándolo.

El archivo más complejo es el de los seguros de gastos médicos mayores. En este caso, López recomienda guardar las facturas fiscales –que sí son deducibles– en el archivo que se manda al contador. Éstas se guardan cinco años.

Guarda las pólizas, los contratos y las condiciones generales. La antigüedad en los seguros es importante, así que más vale mantener toda la documentación ordenada. Si cambias de aseguradora puedes deshacerte de la mayoría de los papeles, pero antes pregunta a tu agente. Y si vas a cambiar de agente, pídele que te entregue una copia de tu archivo.

TIPS PAPELEROS • Divide los papeles por temas. No mezcles los documentos del banco con los de la casa, o los del negocio con las boletas de calificaciones de tu hijo. “No revuelvas lo legal con lo sentimental, una cosa es el recetario de la abuela y otra la escritura de una propiedad”, dice Guillermo Escamilla, presidente de la Comisión de Comunicación del Colegio de Notarios del Distrito Federal. • Guarda en una parte de tu archivo los movimientos anuales, como los comprobantes del predial. Cuando cumplan seis años, puedes tirarlos –si estás al día– y remplazarlos con los del año en curso. • El peor error es tirar algo si no estás seguro de que ya no lo vas a necesitar. En este caso pregunta al contador, notario o asesor financiero. • Haz tres carpetas, a su vez divididas por temas: la documentación diaria (gastos, ventas, nóminas, facturas), la permanente o fiscal (acta constitutiva del negocio, los papeles de Hacienda, actas del registro civil o escrituras), comprobantes y pólizas (estados de cuenta, declaraciones mensuales, pólizas de seguros).