Mensajería electrónica, más competitiva

Derivado del entorno económico global adverso, las empresas mexicanas se enfrentan el día de hoy a retos que las obligan a buscar ser más eficientes y competitivas, condiciones que, en muchos casos, se han vuelto requisito para la permanencia de las empresas en el mercado.  Una forma fácil y que requiere poca inversión para obtener ahorros rápidos y así contribuir a ser más eficiente y competitivo, es el uso de la "Mensajería Electrónica". La Mensajería Electrónica es la generación, distribución, obtención de acuses de recibo o aceptación y almacenamiento de documentos a través de medios electrónicos (Internet o SMS) con certidumbre jurídica.  En el día a día de los negocios permite conectar partes relacionadas, clientes con proveedores, en forma rápida y segura.

Utilizando como ejemplo el costo del proceso de emitir y entregar una factura a un cliente.  Por medios tradicionales, necesitamos:

a) Recurrir a un impresor autorizado para imprimir las facturas, típicamente en original y dos o tres copias a color y, utilizando al menos dos tintas, negro y rojo (costo $6 por factura y dos días)

b) Imprimir la factura ($4 en una impresora chica, en cinco minutos); iii) meter en un sobre ($4 en dos minutos); iv) enviar el sobre a nuestro cliente con un mensajero ($50 en un día); v) requerir del acuse de recibo (sin costo, en un día); vi) archivar la copia por cinco años ($30); vii) destruir la factura ($1). Sumando, el costo del proceso tradicional anda alrededor de los $95 y el tiempo de ejecución arriba de los dos días.

Si utilizamos la Mensajería Electrónica necesitamos:

a) Contratar el servicio (en promedio $10 por factura);

b) Solicitar la factura (sin costo y en menos de un minuto)

c) Enviar la factura al buzón del cliente (incluido en el costo y en segundos)

d) Obtener el acuse de recibo (incluido en el costo y en segundos)

e) Almacenar la factura (incluido en el costo)

f) Destruir la factura (incluido en el costo).

Como se puede observar, entre los dos esquemas anteriormente expuestos, existe un ahorro de al menos 89% y una reducción del tiempo de días a minutos.  Todos esto conlleva eficiencia, productividad y aumento en la competitividad.  Los beneficios y el aumento en la productividad, no sólo están del lado del que emite el documento, sino también del que lo recibe, ya que tiene ahorros al prescindir de la ventanilla de recepción de facturas, la captura en el sistema de pagos y su almacenamiento.  Adicionalmente existe una reducción importante en los errores y los costos asociados a ellos.

En México existe la Mensajería Electrónica desde 2002 y la primera Factura Electrónica se emitió el 7 de enero de 2005.  El día de hoy ya existen más de 22,000 emisores entregando a unos 500 mil receptores , siendo la mayoría de los documentos facturas electrónicas, pero habiendo cada vez más otros tipos como son: recibos de nómina, estados de cuenta, notificaciones, contratos, pólizas de seguros, fianzas, recibos de honorarios, pedidos, remisiones, pedimentos aduanales y confirmaciones de pago.  La cantidad de documentos que se manejaron en 2008 con este servicio sobrepasó los 70 millones. 

El uso de la Mensajería Electrónica ya no es un servicio en su etapa pionera, hoy está en una etapa de madurez y a punto de que su uso se convierta en la norma.  Hay proveedores del servicio de Mensajería Electrónica con los que se puede contratar, implantar y empezar a facturar en menos de una hora.

En cuanto a quienes pueden o deben ser usuarios del servicio de Mensajería Electrónica, podríamos pensar que está enfocado sólo para las grandes empresas, pero no es así, ya que destaca el indicador del 91% de los usuarios que son personas físicas y que han descubierto la facilidad de implantarla, los ahorros que obtienen y la simplificación de sus procesos, beneficios que han obtenido también las Pequeñas y Medianas Empresas (Pymes) y las grandes empresas.

Algunas recomendaciones para quienes  desean contratar el servicio de Mensajería Electrónica como emisor o receptor sin correr riesgos son:

1. Buscar un proveedor que tenga experiencia en el tipo de documentos que van a utilizar

2. Asegurarse que tienen incluido la generación de constancias de almacenamiento de los documentos electrónicos (art. 49 del Código de Comercio), ya que sin estas los documentos no pueden usarse en una controversia y no son válidos en forma natural ante autoridades. A esto se le conoce como la NOM-151.

3. Revisar que el servicio incluya no sólo la generación del documento, sino la distribución, obtención de acuse de recibo y almacenamiento. Las diferencias de precio que existen entre quién ofrece un servicio integral y el que no son muy pequeñas. Si el proveedor no ofrece el almacenamiento en cumplimiento del art 49 del Código de Comercio, tendrán que incurrir en un costo adicional; la omisión de esto es un error muy común en las implantaciones de este servicio y las implicaciones pueden ser catastróficas.

4. Escoger a un proveedor que tenga una infraestructura redundante a prueba de fallas y que garantice en el contrato un alto nivel de disponibilidad, confiabilidad y seguridad de la información. Es un buen ejercicio imaginar que el proveedor en el momento en que se necesite una factura esté fuera de línea o que pierda un documento, esto es inaceptable.

5. Si la necesidad es emitir facturas, se debe seleccionar un proveedor que tenga autorización del SAT (es posible revisar la lista de quienes están autorizados en la página , ya que si el proveedor no cuenta con esta autorización, el usuario incurre en falta ante las autoridades y sus facturas podrían carecer de validez.

6. Es imprescindible considerar que las facturas deben almacenarse en cumplimiento con lo marcado por el art. 49 del Código de Comercio y que la Resolución Miscelánea Fiscal lo marca como obligatorio.

7. Si eres profesionista independiente, médico, agente de seguros, arquitecto, periodista, contador o PYME, las soluciones que incluyen adicionalmente un sistema contable son las más convenientes, ya que al estar integrada la contabilidad, te despreocupas de cumplir con el requisito de llevar la contabilidad en un sistema electrónico que se actualice automáticamente con los datos del folio y la fecha y hora de la factura electrónica (Resolución Miscelánea Fiscal 2009 II.2.5.2.II), y ahorras al adquirir la solución en paquete.

Implantar Mensajería Electrónica o factura electrónica es muy sencillo y cuesta menos que un servicio con documentos impresos.  El implantarlo se traduce en ser más eficientes, en que el proceso sea más seguro, confiable y con certidumbre jurídica y, en que la información  mantenga más fácilmente su carácter confidencial.  Adicionalmente, la Mensajería Electrónica tiene un espíritu ecológico al disminuir el uso de papel.

Convertirse en usuario de Mensajería Electrónica es ocuparnos en buscar ventajas competitivas para nuestro negocio, usémosla.

* El autor es director general de Buzon e, filial de Estafeta; es Ingeniero Civil por la Universidad Iberoamericana, pionero de la factura electrónica en el país y ha participado en su desarrollo desde 1992.  Ha sido director de sistemas de algunas de las empresas más importantes del país y ha promovido el uso de documentos electrónicos  hasta su posición actual como director general de Buzón e.  Cuenta con más de 25 años en posiciones gerenciales en el área de sistemas y dirigiendo empresas del ramo.