El ‘Sistema de Ética y Compliance’

A lo largo de la historia empresarial, siempre ha habido escándalos que nos hacen cuestionarnos y replantearnos la forma de hacer negocios, la forma en que las escuelas de negocios están enseñando e incluso la forma en que nuestra economía funciona. Enron, WorldCom, Tyco, Parmalat y en los últimos años Siemens, nos plantean el reto de estar constantemente cuestionando y revisando nuestros sistemas para lograr un equilibrio entre dos variables relevantes en las empresas: ética y eficacia. La relación entre estas dos variables ha provocado diversos debates, donde por una parte se les confronta y se les concibe como incompatibles, y por otro lado, hay todo un esfuerzo para intentar un equilibrio que le permita a la empresa competir sin causar un daño a la propia compañía, a sus grupos de interés y a sus clientes.

Dentro de este esfuerzo ha surgido una corriente -en la que me incluyo-, donde se considera un sistema de controles internos que promueva y desarrolle una cultura ética. Es un sistema que puede disminuir el riesgo e incentivar la productividad, combinando ética y eficacia. A este sistema se le llama: Sistema de Ética y Compliance (EyC).

El concepto compliance no es nada nuevo y su significado literal sería: cumplimiento de normas. Usualmente lo encontramos inserto en los departamentos legales y su objetivo es asegurar que en diversos procesos, como compras de insumos, producción y ventas se cumplan todas las normas y leyes, internas y externas de la compañía.

Sin embargo, el sistema de EyC del que hablamos es un concepto más amplio. Es parte de las herramientas estratégicas de la compañía y forma parte integral de las tareas de la dirección general en el día a día; es asegurarse que la organización sea competitiva sin violar normas éticas y legales.

A continuación menciono alguno de sus elementos, lo que nos dan idea de la importancia y complejidad del sistema que estamos hablando:

Código de ética: El Código suele comunicar lo que es importante para la empresa y explicita cómo quiere que sean sus relaciones con los stakeholders. El sistema de EyC se debe esforzar en encontrar variables que midan el compromiso de los empleados con el Código.

Controles internos: Definiéndolos, son todas las medidas y estrategias para asegurarse de que los planes que se han decidido se lleven a cabo o si lo requieren sean modificados. Se enfocan tanto al producto o el servicio prestado, como a las personas que lo realizan.

Auditorías: Cuando se usan adecuadamente son una base de información muy importante para el sistema de EyC en cuanto a los datos y estadísticas que se pueden usar para retroalimentación del mismo sistema.

Canales de comunicación: mecanismos que tienen todos los empleados y proveedores para denunciar actos de corrupción. Pero también a todos los mecanismos de consulta que se tengan en caso de no saber cómo se debe actuar.

Guías e indicaciones explícitas para los directores y gerentes: donde la empresa expresa cómo se deben de entregar resultados sin violar los reglamentos que podrían exponer a la empresa (en cuanto a actos no éticos o ilegales).

Política de Compliance: se refiere a cómo se adoptan y aterrizan las medidas del sistema de EyC en cuanto a: descripción de puestos, evaluaciones de desempeño e incentivos y desincentivos económicos.

Políticas explicitas de non compliance: mecanismos de detección y prevención de actos de conducta criminal, y las maneras en cómo la empresa comunica las reglas, consecuencias y castigos en caso de que se viole alguno de los reglamentos o el código de ética.

Capacitación en cuanto al programa: medidas para comunicar y asegurarse que se conozcan y entiendan los reglamentos, leyes y Código de ética que se deben acatar para cumplir el trabajo.

Continuo compromiso de alta dirección: El principal compromiso de la alta dirección es en primera instancia con el ejemplo, si ésta no es el principal promotor de este tipo de sistemas, el esfuerzo está condenado a ser si no inservible sí ineficiente y poco productivo.

Compromiso del Consejo de Administración: ya sea por medio de un comité o evaluando el sistema continuamente.

Estructura: para el éxito de este tipo de programas hace falta centrar los esfuerzos en alguien de la alta dirección. Usualmente se hace por medio del Chief Compliance Officer (CCO).

Evaluación del sistema: finalmente es muy relevante tener en cuenta que éste tipo de sistemas no son estáticos sino dinámicos, y hay que estarlos evaluando constantemente para disminuir los errores y fortalecer lo que funciona.

Como se nota de alguno de sus componentes, el sistema no significa "tener o adquirir" cosas nuevas de las que se hacen ya en las empresas, se trata de aprovechar lo que ya se tiene y usarlo de un modo diferente por la dirección. De tal manera, que lo que ya se hacía de forma aislada por diversos departamentos en la empresa se le dé una visión sistémica y se comience a usar de manera conjunta.

El sistema de ética y compliance no es costoso ni exclusivo para empresas de cierto tamaño, aplica para grandes o MiPYMES, por lo que se vuelve una herramienta atractiva para incrementar la productividad, afianzar la marca y mejorar la rentabilidad.

*El autor  es profesor de Filosofía y Empresa y Director Adjunto del Centro de Estudios para la Gobernabilidad Institucional en el IPADE. Sus áreas de especialización son: Combate a la corrupción, Responsabilidad Social, Ética empresarial y Antropología filosófica.