Reingeniería fiscal: mejorando la nómina

Las empresas están obligadas a conocer los regímenes fiscales vigentes y mantenerse actualizadas debido a las misceláneas y cambios frecuentes. Existen casos muy bien definidos en los que las leyes establecen exenciones, pero muchas compañías no sólo no las aprovechan, sino que desconocen su existencia porque "heredan" una nómina sin cuestionarla. En ese caso deberían empezar profundizando en el régimen aplicable y buscando todos los beneficios que puedan aplicar a cada caso. Los resultados que se pueden obtener con una administración inteligente de la nómina son dramáticos, con ahorros de hasta 20% sobre el costo total de la nómina. Aun si el beneficio fuera de 5% podría ser de gran impacto en una empresa con un número importante de trabajadores o una intensiva mano de obra.

Una prueba que genera resultados es el realizar un análisis matricial que permita conocer a detalle las implicaciones fiscales de la nómina, las exenciones y beneficios fiscales para Impuesto Sobre la Renta (ISR) sobre salarios y prestaciones, Seguro Social, INFONAVIT e impuestos estatales, así como el Impuesto Empresarial a Tasa Única (IETU).

De esta manera se pueden obtener los máximos beneficios sin descuidar ninguno de ellos. En ocasiones, cuando se pretende establecer una nueva prestación, sólo es necesario evaluar sus implicaciones fiscales de manera integral y así obtener el máximo beneficio. 

La recomendación es instituir esta metodología, y una vez puesta en práctica se habrá logrado interiorizar en el personal de Recursos Humanos un hábito benéfico para la empresa como entidad de negocio y no sólo para el área de nóminas.

Medir para mejorar resultados

Una vez que se conocen las implicaciones generales y específicas del entorno fiscal de la nómina, es momento de realizar un paso estratégico para el negocio y sacar el máximo provecho a los sistemas de información, que pueden procesar información vital. Se trata de establecer indicadores de desempeño para medir, controlar y mejorar. 

En una época de crisis, la nómina no puede eximirse de las exigencias de eficiencia, maximización y reducción de costos; sin embargo, muchas veces se deciden despidos sin antes evaluar el impacto que tendrán para la organización y sin considerar otras alternativas.

Existe una reducción de costos oculta en la operación diaria de la empresa, como en el caso específico del desempeño fiscal de la nómina. Para desentrañarlo se puede empezar con indicadores básicos, y un buen inicio es calcular la tasa efectiva de ISR sobre las prestaciones gravadas y las prestaciones totales; t ambién establecer un indicador que mida el porcentaje que representa la carga de Seguro Social, INFONAVIT e Impuesto Estatal Sobre las Prestaciones Totales . Al procesar esta información se hace un uso más eficiente y productivo de los sistemas de información. 

En estas condiciones se puede llegar a detectar el comportamiento de grupos de empresas similares, como el caso de las maquiladoras, prestadores de servicios, manufactureras, etc., en las que se pueden conocer las prestaciones, proporciones, costos y carga fiscal de la nómina, y con ellas alimentar bases de datos. De esta manera se hace un cuadro comparativo donde se pueden detectar desviaciones que son focos rojos para investigar.

Si se calcula que es costo promedio de 15, y a una empresa le cuesta 20, resulta claro que hay una oportunidad de recalcular el modelo y bajar el costo al menos en 5. Y si una de estas empresas lo optimiza todavía más, el paquete de remuneraciones tendrá un costo menor y será una ventaja competitiva sobre la competencia, que paga más por lo mismo. 

No todos los impuestos son iguales

Un ejemplo característico es el Impuesto Estatal Sobre Nómina, q ue se cobra en casi todos los estados de la República, pero que no tiene una tasa uniforme sino que varía entre 1 y 3%. Esto significa que los costos son diferentes para la empresa que tiene trabajadores en diversas entidades, aunque en muchos casos reportados esta circunstancia no es tomada en cuenta por las áreas de Recursos Humanos centralizadas.

En algunos estados cambian incluso la base gravable y las exenciones, pero cuando se aplica un criterio único, muchas pueden ser desaprovechadas (en algún estado de la República se intentó cobrar el gravamen sobre las cuotas del Seguro Social e INFONAVIT, lo que motivó que las empresas afectadas recurrieran a los tribunales).

Por todas estas razones es importante atender a los cambios en la legislación, nuevas prestaciones o formas de remunerar, bonos, comisiones, etc. Una vez construida la plataforma para el análisis matricial, las corridas no tienen un costo adicional, por lo que se recomienda hacerlas de manera mensual o cuando haya circunstancias que lo hagan oportuno. 

Recuerde que para alcanzar estas oportunidades y ventajas, se requiere un cambio de actitud por parte de las personas encargadas de procesar y administrar la nómina y la política de remuneraciones y prestaciones, y fijarse objetivos claros, con una meta e incentivos que la hagan atractiva.

* El autor es socio de la práctica de impuestos de la consultoría KPMG de México.