OPINIÓN: ¿Las herramientas colaborativas aumentan la productividad?

Nota del editor: Orlando Mejía es Socio de Capital Humano en Consultoría de Deloitte México. Las opiniones en esta columna pertenecen exclusivamente al autor.

(Expansión) – No es secreto que la tecnología nos ofrece puentes que acortan distancias entre colaboradores y disminuye tiempos de respuesta a un grado que no parecía posible hace 10 años, sin mencionar la facilidad de uso. Ahora, por ejemplo, solo basta con crear un grupo de WhatsApp con todo nuestro equipo para dar seguimiento a nuestros proyectos y así facilitar la colaboración; además, ¿quién no sabe usar WhatsApp en este mundo hiperconectado?

A pesar de estas bondades tecnológicas, existe algo que sigue siendo completamente humano: ¿quién en este mundo tan tecnológico nos ayudaría a dar orden a las minutas de reuniones anteriores? Un paso más atrás: ¿quién en primer lugar elaboraría esa minuta? También es muy probable que tengamos información no solo en nuestro grupo de WhatsApp, sino también en nuestro correo electrónico, en la nube… Tal vez, desde un principio ni siquiera acordamos una plataforma para guardar la información de nuestros proyectos.

Aunque estar conectados en tiempo real es solo uno de los factores que nos ayudan a ser más eficientes, contar con varias plataformas para compartir información podría desencadenar una producción incontrolable de correos electrónicos, mensajes de texto, conferencias que, sin un seguimiento apropiado, solo harían más grande la confusión del estatus real de nuestro proyecto. Por esto y más, ¿en verdad la hiperconectividad aumenta la productividad?

La proliferación de herramientas es inversamente proporcional a la productividad en México

Muchas empresas de tecnología han diseñado nuevos sistemas de mensajería, chat y comunicaciones para aumentar la productividad y colaboración de las empresas; pese a esta proliferación de herramientas, nuestra reciente investigación "Tendencias en Capital Humano 2018" reveló un alto nivel de incertidumbre en la capacidad de estas herramientas para alinearse con los objetivos comerciales. La productividad de la fuerza laboral se encuentra en declive constante desde el 2018, así lo demuestra el Índice Global de Productividad Laboral elaborado por el INEGI.

¿Qué herramientas usar y cómo utilizarlas?

Esto puede incluir la decisión de prescindir de ciertas tecnologías. Se trata de reflexionar cuál es la tecnología que mejor se ajusta a la cultura de la empresa.

Los empresarios deben decidir qué herramientas son las mejores para sus equipos en función de una variedad de factores: la cultura, el ritmo de comunicación y el nivel de formalidad. Quizá algunas empresas pueden dar un exitoso salto a una herramienta de colaboración, pero también habrá otras que necesitarán retener el correo electrónico como un medio de comunicación vital.

Sea cual sea la herramienta que se seleccione, es importante crear estándares y pautas que alineen la productividad individual con la productividad del equipo y la organización. El apoyo de los líderes de cada departamento será crucial, y aquí unas acciones en las que pueden brindar soporte:

CHRO. Crear una estrategia más allá de la tecnología que facilite y promueva el uso de las plataformas. Considerando no solo qué herramientas utilizar, sino también una combinación de cultura, liderazgo e incentivos para aprovechar eficazmente las nuevas tecnologías.

CIO. Hacer un inventario de las plataformas de colaboración actualmente implementadas en toda la organización, así como desarrollar una estrategia para promover la conectividad en el lugar de trabajo, evitando la duplicación de sistemas y aplicaciones.

Director de Riesgos. Determinar las políticas de riesgo que deben implementarse en relación con el uso de la colaboración y las herramientas sociales en el lugar de trabajo: por ejemplo, ¿qué información se puede compartir a través de herramientas sociales?

Director de Operaciones. Considerar cómo integrar las herramientas de colaboración en los procesos de trabajo cotidianos para aumentar la adopción y mejorar la productividad.

Las herramientas de colaboración y comunicación no tienen por qué abrumar a las organizaciones, siempre y cuando su implementación sea un trabajo estratégico y en equipo. Si usted está por implementar alguna, asegúrese de establecer una cultura de conectividad fundamentada en el planteamiento de objetivos y el continuo desarrollo de los colaboradores, de tal forma que los miembros encuentren en las nuevas plataformas un aliado productivo, simple y atractivo.

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