¿Atrapado en tu bandeja de entrada?, aquí 10 consejos 'antie-mails'
El correo electrónico es una herramienta para acortar tiempos y cumplir objetivos. Jerarquiza, desecha y redacta mensajes prácticos.
El 90% de los oficinistas mexicanos basa su actividad diaria en el contenido de su bandeja de entrada, calcula Peter Felsman, socio de McGhee Productivity Solutions, consultora estadounidense de productividad con presencia en México.
"Es decir, reaccionan ante lo que hay en el correo en lugar de actuar según lo que dicte su agenda", añade el experto de McGhee.
La razón es que "gran parte de los correos que reciben no están ligados a su actividad profesional", afirma Javier Carlo, catedrático de Comunicación del Tecnológico de Monterrey, en la Ciudad de México, quien ahorra entre 15 y 18 horas semanales por jerarquizar su correo con carpetas.
Pueden llegar a invertir hasta tres horas diarias en responder mails, según Felsmann. El consultor distingue tres tipos de mails: los que no están relacionados con los objetivos y deben ir a la basura, los que sí lo están y requieren una acción, y los que no exigen una acción inmediata y pueden archivarse.
Una aplicación antispam (mensajes no deseados) , puede filtrar 9 de cada 10 correos y con ello, ser más eficiente, dice Ramón Salas, mánager regional de Websense, empresa de seguridad en la red.
“El mail nació para acortar tiempos”, comenta Salas. Por eso es necesario ordenar los mensajes en dos clasificaciones: laborales y personales. Los correos a los que hay que dar seguimiento deben ser enviados a carpetas señalizadas por categoría.
Aquí 10 consejos básicos para escapar de tu mail:
- Gana tiempo: un correo clasificado ahorra hasta 10 horas a la semana.
- Aumenta la velocidad: con orden es posible procesar hasta 100 mails por hora.
- No te excedas: destina un tiempo y un horario fijo para leer y responder correos.
- Mejor llama: si un correo supera cuatro interacciones, no fue el mejor canal.
- Evita: las notificaciones de redes sociales.
- No desesperes: el tiempo de respuesta de un mail es de 24 a 48 horas.
- El correo no es instantáneo: si tienes prisa, haz una llamada o envía mensajes de texto.
- Limpieza: elimina los correos innecesarios . Establece un tiempo y un día determinados para hacer limpieza.
- Almacena en línea: herramientas como Google Docs, Dropbox y iCloud ayudan a archivar documentos y presentaciones que roban espacio en tu bandeja de entrada.
- Señala y clasifica: elige un color para indicar los correos leídos o los no leídos. Si un mail no requiere una acción inmediata, archívalo.
Este es un fragmento de un artículo publicado en la edición especial CEO de agosto de 2013 de la revista Expansión, que es parte de Grupo Expansión, una empresa de Time Inc. La firma edita en México 17 revistas y siete sitios de internet, entre ellos CNNMéxico.com.