Y no es una situación menor. Cada año, las compañías destinan millones de dólares a este rubro. Tan sólo en 2017, las empresas gastaron más de 1,300 millones de dólares en viajes de negocios , según cálculos globales de la agencia de investigación Allied Market Research (AMR).
El manejo ineficiente y la falta de comprobación se debe a malas prácticas empresariales, como carecer de una política de viáticos, autorizar reembolsos, depositar el dinero en la cuenta de nómina del empleado o dárselo en efectivo, coinciden especialistas. “Eso puede generar discrepancia fiscal y procesos administrativos más largos para reportarlos”, detalla Balboa.
Una forma de evitarlo es contar con una política de gastos realista y funcional, que especifique procesos, lineamientos, requisitos y responsabilidades del colaborador.
Además, es fundamental apoyarse en plataformas tecnológicas que faciliten los flujos de comprobación, por ejemplo, que registren los movimientos de las tarjetas corporativas de forma automática, validen los comprobantes fiscales, emitan alertas en caso de infracción a las políticas de gastos y generen los reportes sin errores de captura.