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Esto pierden las empresas cuando los empleados no comprueban sus viáticos

Por cada 10 gastos que un colaborador hace en transporte, alimentos u hospedaje deja de comprobar tres, asegura Victoria Balboa, gerente de Comunicación y Relaciones Públicas de Edenred México.
lun 02 septiembre 2019 05:00 AM
Puntos débiles
En 2017, las empresas gastaron más de 1,300 millones de dólares en viajes de negocios, según cálculos globales de la agencia de investigación Allied Market Research (AMR).

El colaborador hará un viaje de negocios. La compañía le deposita viáticos para cubrir alimentos, transportes y alojamiento durante su estancia. El trato: cuando vuelva tiene 15 días para comprobar sus gastos. Pero pasan los meses y nunca lo hace, no entrega tickets ni una factura.

El manejo y la comprobación de viáticos son un martirio para muchas empresas. Por cada 10 gastos que un empleado hace en transporte, alimentos u hospedaje deja de comprobar tres, dice Victoria Balboa, gerente de Comunicación y Relaciones Públicas de la firma de soluciones para gestión de gastos Edenred México.

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Y no es una situación menor. Cada año, las compañías destinan millones de dólares a este rubro. Tan sólo en 2017, las empresas gastaron más de 1,300 millones de dólares en viajes de negocios , según cálculos globales de la agencia de investigación Allied Market Research (AMR).

El manejo ineficiente y la falta de comprobación se debe a malas prácticas empresariales, como carecer de una política de viáticos, autorizar reembolsos, depositar el dinero en la cuenta de nómina del empleado o dárselo en efectivo, coinciden especialistas. “Eso puede generar discrepancia fiscal y procesos administrativos más largos para reportarlos”, detalla Balboa.

Una forma de evitarlo es contar con una política de gastos realista y funcional, que especifique procesos, lineamientos, requisitos y responsabilidades del colaborador.

Además, es fundamental apoyarse en plataformas tecnológicas que faciliten los flujos de comprobación, por ejemplo, que registren los movimientos de las tarjetas corporativas de forma automática, validen los comprobantes fiscales, emitan alertas en caso de infracción a las políticas de gastos y generen los reportes sin errores de captura.

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“Incluso hay aplicaciones desde donde se puede reservar el boleto de avión o el hospedaje , la app busca las opciones y las clasifica conforme la política de viáticos de la empresa”, agrega Rossana Bobadilla, CEO de SAP Concur México, firma especializada en automatizar gastos de viaje.

La adopción de este tipo de tecnología crece a doble dígito en México, dice la experta. Algunas de las razones es que hay una generación de directivos jóvenes que buscan experiencias más convenientes y cada vez más empresas tienen la intención de usar tecnología para disminuir los tiempos y ser más eficientes.

La automatización puede reducir los procesos de 16 días a 30 minutos. Y también hay un impacto en los costos. Con este método, las empresas obtienen ahorros de 7 a 10%, calcula Bobadilla.

Para generar mayores ahorros, pueden seguir otras recomendaciones, como reservar una o dos semanas antes a fin de obtener las mejores tarifas. También pueden buscar alianzas con plataformas de transporte , como las tecnológicas Uber o DiDi, para tener las facturas y evitar los viajes de un solo día que, en algunos casos, equivalen a 15% del gasto total de viáticos de la empresa.

Nota del editor: Este texto forma parte de la edición 1257 de la revista Expansión.

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