Conoce 3 herramientas que harán más rápida tu contabilidad electrónica

La adopción de tecnología para hacer los procesos de una empresa más eficientes y automatizados también he llegado al área contable y fiscal de los negocios.

Con la adopción de la factura electrónica como obligatoria para todos los contribuyentes, las empresas comenzaron a utilizar herramientas digitales a su favor con tal de reducir tiempo, dinero e incluso espacio para almacenar sus comprobantes fiscales.

Dichas herramientas aprovechan las aplicaciones tecnológicas en la nube, la integración con software de uso común en oficinas y el acceso a internet de banda ancha para dar un seguimiento a las operaciones, mantener un control sobre el uso de sus recursos y contar con toda la información sobre los comprobantes fiscales emitidos y recibidos.

En México, han surgido diversas empresas especializadas en soluciones de contabilidad electrónica, mismas que enfrentan el problema de diseñar productos fáciles de consultar, con información al momento y que permitan mantener un seguimiento de las operaciones del negocio para detectar áreas de oportunidad.

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Solución 1

Aspel, firma especializada en software contable y administrativo, en 2015 realizó una alianza estratégica con Microsoft para integrar sus soluciones con Excel y hacer más eficiente la operación, ya sea exportando la información en archivos .xls o subir información de hojas de cálculo al sistema, como listas de clientes y proveedores.

Para Gilberto Sánchez, director general de Aspel, un sistema de contabilidad electrónica es clave en la productividad de las organizaciones.

Es muy importante tener visibilidad de lo que está sucediendo en todas las empresas de tal manera que con la información que ofrecemos en esta suite puedan tomar decisiones basadas en hechos concretos, en datos duros y eso sin duda los vuelve productivos.

Solución 2

Fiscoclic nació en 2006 para enfocarse en el diseño de un software contable a la medida de personas físicas y morales, pero desde 2009 se especializan en contabilidad electrónica.

Su sistema, como el de otras empresas de tecnología fiscal, genera tres tipos de documentos:

1. El catálogo de cuentas contables con el código agrupador, así como una actualización del mismo por cada modificación que se le haga.

2. La balanza de comprobación con saldos iniciales, finales y movimientos del periodo con periodicidad mensual.

3. Las pólizas y auxiliares requeridas por el SAT, ya sea para efectos de devolución de impuestos o comprobación fiscal de operaciones.

Fernando Villegas, responsable de Fiscoclic, comentó que muchas de estas características ya son necesarias en todo sistema integral de contabilidad financiera.

Se puede exportar información contable desde otras plataformas por nuestro portal y nuestro sistema permite validar, cargar y registrar de manera automática desde uno hasta 100, 150 archivos contables en un segundo.

Solución 3

Kronos, empresa especializada en administración de fuerza laboral, está desarrollando en conjunto con la firma de facturación electrónica Indicium Solutions un sistema que permite a los trabajadores acreditar sus horas laboradas y, al mismo, tiempo generar sus comprobantes fiscales electrónicos.

Hemos visto que la contabilidad electrónica está causando un doble trabajo para las empresas, porque deben enviar su contabilidad electrónica a Hacienda y hacer la nómina de manera estándar: imprimir, recolectar y almacenar recibos

comentó Jaime Cardoso, director de mercadotecnia de Kronos para México y Latinoamérica.

Con este nuevo sistema, Indicum Solutions hace los comprobantes para el Servicio de Administración Tributario (SAT) y Kronos, la hoja de horas y ambas se integran a un sistema.

Este tipo de aplicaciones, que son complementarias a los sistemas existentes, buscan apoya a las empresas a cumplir tanto con las políticas fiscales vigentes como con las laborales en un solo paso.

Evalúa y compara el precio de las soluciones, pero sobre todo identifica qué necesidades tiene tu negocio y quién las cubre mejor.

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Adoptar herramientas tecnológicas que te permitan llevar tu contabilidad electrónica te dará los siguientes beneficios:

1. Accesibilidad. Al operar dentro de la nube, puedes consultar y actualizar el sistema desde cualquier computadora sin importar la ubicación geográfica, las 24 horas y durante todo el año, unificando diversas oficinas y centros de operación, dijo Gilberto Sánchez, de Aspel.

2. Personalización. Las diversas herramientas se adaptan a las necesidades de las empresas, giro, número de empleados, tipo de clientes y naturaleza de sus operaciones. Solamente necesitan una configuración inicial, lo cual evita contratiempos en la captura y seguimiento de datos gracias a la asesoría del proveedor, explicó Fernando Villegas, de Fiscoclic.

3. Menores costos operativos. Estos sistemas no son un sustituto de los contadores, sino una herramienta a su alcance para reducir tiempo de captura y consolidación de datos contables, tiempo de respuesta en caso de solicitar un comprobante, así como el destinado al almacenamiento de archivos, ya que están disponibles al momento, lo que significa una reducción de horas-hombre en tareas rutinarias, dijo Jaime Cardoso, de Kronos.

4. Ahorro de espacio de almacenamiento. Al prescindir del papel, tanto en facturas electrónicas como en los balances y estados de resultados, no es necesario asignar un espacio físico para almacenar dichos documentos, por lo que ese espacio se puede liberar para otras actividades. Además, el costo por uso de papel disminuye en el largo plazo, agregó Sánchez.

5. Confiabilidad. Para la emisión de facturas electrónicas con validez oficial, las empresas proveedoras deben estar debidamente autorizadas y monitoreadas por el SAT, lo que brinda confiabilidad al proceso y reduce la posibilidad de falsificación de documentos y creación de “empresas fantasma” para evadir impuestos, dijo el especialista de Fiscoclic.