5 consejos para automatizar tu proceso de reclutamiento

Temor a una mala contratación, candidatos sin las habilidades apropiadas para el puesto, entrevistas largas. Esos factores hacen que el proceso de contratación en una empresa se alargue hasta 23 días hábiles, según estimaciones de la consultora MichaelPage, lo que se traduce en una alta inversión de tiempo y dinero para la compañía.

Por ello, la inteligencia artificial y los asistentes virtuales han ganado popularidad como herramientas para agilizar el reclutamiento. Pues tan solo en la revisión manual de los currículum se puede consumir 70% del total de tiempo destinado para encontrar a un nuevo colaborador, de acuerdo con la firma tecnológica Talent Clue.

Incorporar la tecnología tiene sus ventajas. Daniel Ponce, CEO de la compañía Evaluar.com, asegura que es posible automatizar 80% del proceso de contratación. “Una persona destina en promedio 25 horas laborales entre recibir la solicitud para cubrir la vacante, publicarla en distintos medios, obtener propuestas de posibles empleados, analizarlas y realizar entrevistas. Con la tecnología eso no te toma más de cinco horas”, indica.

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Pero su implementación tiene sus matices, señala Courtney McColgan, fundadora Runa, empresa de tecnología enfocada a las nóminas y Recursos Humanos. “Este tiempo es adecuado para un banco, por ejemplo, donde los proceso no cambian mucho en tres meses, pero para una start-up puede significar una vida. Por eso, la sugerencia es personalizar el programa tecnológico según la etapa en la que se encuentre la compañía y la rotación de empleados que se tengan”.

Antes de tomar la decisión de incorporar las herramientas tecnológicas, los expertos ofrecen una serie de recomendaciones:

1. Conocer al proveedor. La fundadora de Runa aconseja a los directivos de recursos humanos cuestionar a los distribuidores sobre su competencia, así como el número de clientes -de las mismas características de la firma que planea contratar el servicio- que tienen en su portafolio, pues de esta manera se asegura la compañía proveedora tiene experiencia en el mercado. Otra recomendación es conocer sus métodos de cobro. “Muchas empresas tratan de engancharte con contratos anuales sin probar el servicio. Si quieren eso deben darte por lo menos 60 días para probar la tecnología con opción a cancelarlo si no es lo que ellos te han vendido”, dice McColgan.

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2. Tener claridad total sobre qué se puede automatizar. McColgan indica que la prioridad es conocer cómo el departamento de recursos humanos lleva a cabo el proceso de reclutamiento para luego poder optimizarlo. “Esto es importante antes de escoger al proveedor porque vas a saber qué pasa en tu proceso y qué preguntas debes hacerle y si la herramienta cumple 100% con lo que tu empresa necesita”, menciona.

Ahora, para pasar de 25 horas laborales haciendo el reclutamiento a solo cinco hay que establecer las funciones que se pueden automatizar, comenta Gabriela Rodríguez, directora regional en Latinoamérica de Evaluar.com. Publicación de vacantes, viralización en redes sociales, filtrado y calificación de currículum, identificación de habilidades, entrevistas filtro y generación de informes, son algunos ejemplos.

3. Plantear los nuevos indicadores. Los resultados de la inteligencia artificial deben medirse con indicadores distintos a los que se usan en las tareas manuales. “No se puede incorporar tecnología y dejar que el tiempo promedio para cubrir una vacante sea de 21 días”, dice Rodríguez.

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Algunos de los nuevos puntos para evaluar pueden ser el índice de candidatos que llegan en cada proceso de reclutamiento, las fuentes por las que se descubren los profesionales mejor calificado -y que finalmente son contratados-. dónde se atora el proceso de contratación y la tasa de éxito (cuántas ofertas envía la empresa y cuántas son aceptadas), además de cuánto cuesta seleccionar a un candidato y cómo se divide dicho costo durante el proceso.

La automatización también ayuda a tener un reclutamiento preventivo nutriendo la base de datos de posibles candidatos. “Se trata de saber dónde están y cómo llego a ellos, implementar la estrategia de comunicación y comenzar con la selección”, recomienda la experta de Evaluar.com.

4. Identificar a los líderes del cambio. El rechazo a la tecnología proviene del miedo al cambio y al desconocimiento de ésta. Por ello, las expertas recomiendan detectar a las personas idóneas que se vuelvan embajadores del proceso. Su misión no sólo será resolver dudas, sino ayudar al personal a adoptar el sistema.

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“Normalmente son los gerentes o coordinadores. Es importante hacer un nombramiento oficial de los embajadores del proyecto, de lo contrario la gente tiende a rechazarlos. Se deben buscar en diferentes ciudades donde la empresa tenga operaciones, incluso involucrar a los más jóvenes”, propone Rodríguez.

5. Crear nuevos roles. El uso de la tecnología requiere de personas con nuevas habilidades y funciones. Un ejecutivo puede ser capacitado en levantamiento de perfiles, identificación de las fuentes y en el uso de información que nutra las bases de datos de candidatos, indica la directora regional en Latinoamérica de Evaluar.com.

También puede haber un responsables del análisis de esos datos y sus indicadores para identificar a los candidatos por fuentes, cuál de ésas es la más efectiva, en qué etapa del reclutamiento en la que se van quedando los candidatos, entre otros. Las expertas señalan que los reclutadores deben tener un mayor entendimiento de las vacantes, analizar el mercado laboral, saber cuánto ganan cada perfil y usar herramientas como la geolocalización para ubicar a potenciales colaboradores en una determinada zona, acudir ahí y atraerlos.