Erick Quiroz nunca pensó que al enviar un mensaje personal desde su correo del trabajo quedaría expuesta su intimidad, hasta que un día descubrió que su jefe podía revisar todo lo que había en su cuenta.
“Me felicitó por una cita que concerté por correo con un cliente, lo que llamó mi atención porque eran temas laborales y mi jefe no los conocía. Aún así sabía todos los detalles del encuentro que estuve coordinando durante casi un mes”, dice el ejecutivo de cuenta en una agencia de comunicación digital.
Dentro de la cultura mexicana, esta acción podría considerarse una falta a la intimidad. Sin embargo, en países como España es válido monitorear las computadoras y correos electrónicos de los trabajadores, esto siempre y cuando se les notifique con anticipación y que sea con fines empresariales.
Ricardo Martínez Rojas, socio fundador del despacho de abogados De la Vega y Martínez Rojas, explica que cuando se trata de asuntos de la empresa o relacionados con el trabajo, un superior sí tiene la facultad de revisar el mail del colaborador, ya que el correo institucional es una herramienta de la compañía.
Por esta razón, las empresas deben contar con políticas internas que dejen claro cómo utilizar el correo electrónico. Arleth Leal, directora de la firma de reclutamiento de ejecutivos Red Ring, destaca la importancia de hacerlo:
“Estas políticas, junto con los acuerdos de confidencialidad,
. Es importante que se haga desde el principio, de hecho se presentan con el contrato de trabajo”, menciona. “Aquí es donde cada empresa tiene que decidir qué restricciones poner sobre el uso del correo, pero siempre respetando el derecho a la intimidad del trabajador”.¿Cómo utilizar esta herramienta?
Los expertos consultados ofrecen cuatro recomendaciones para evitar
, que no tenga un mal uso y, sobre todo, asegurar que su vida personal no será exhibida:1. Entender que no es un correo personal. Los servicios de mensajería institucionales incluyen el nombre de la compañía, por ende, toda la información que se emita desde esa dirección es parte de la línea de comunicación de la empresa. El trabajador no debe olvidar esto.
2. No enviar información sensible. Lo óptimo es no manejar ningún tipo de datos personales en el correo del trabajo, mucho menos contactos privados, datos médicos o bancarios y cualquier detalle que pueda comprometer al empleado si se vuelve público.
3. Evitar compartir datos institucionales. Debido a que no toda la información empresarial es de dominio público, los trabajadores deben tener cuidado a la hora de compartir información a una persona ajena a la compañía, ya que podrían ser víctimas de algún hacker y perder datos valiosos.
4. No llevarse información en caso de una desvinculación. Es importante que, en caso de una separación con la compañía,
o datos que considere le puede ser de utilidad después. De acuerdo con los especialistas, ésta es una de las principales causas por las que una relación laboral termina en malos términos y hasta en problemas legales.