“Los nuevos modelos de trabajo adoptados desde la pandemia han tenido un impacto importante en la productividad y en cómo los empleados se organizan para tener todas sus tareas a tiempo. Para algunos profesionales, trabajar desde casa ha representado una mejora en su organización, haciéndolos más productivos, pero no es igual para todos”, señala Madalina Secareanu, gerente senior de Comunicación Corporativa de Indeed para América Latina.
Si bien, hay actividades que ayudan a la persona a concentrarse en una tarea a la vez, como la meditación, existen diversos métodos de la gestión del tiempo que pueden ayudar a que una persona mejore su desempeño y logre ser más eficiente, mientras realiza sus labores ya sea en la oficina o desde casa.
La regla de los dos minutos
Es una técnica simple que fomenta la no procrastinación. Se trata de realizar tareas que pueden completarse en dos minutos o menos, a fin de avanzar poco a poco y no postergar las tareas. Puede ser una llamada telefónica, un mensaje o enviar un correo electrónico. Si estas tareas no se realizan en pequeños lapsos pueden sumarse a una lista de tareas pendientes al final del día.
“Las tareas pequeñas siguen siendo una parte importante de la productividad laboral, por lo que practicar la regla de los dos minutos puede permitir que te concentres en ellas entre el tiempo que lleva trabajar en tareas más grandes y complicadas”, comenta Secareanu.
La técnica Pomodoro
Sirve para mejorar la administración del tiempo vertido en una actividad. Consiste en trabajar en sesiones de 25 minutos separadas por descansos de cinco para maximizar la concentración.
La creó el desarrollador de software Francesco Cirillo a finales de 1980. Para ser más productivo utilizó un cronómetro con forma de tomate para registrar su trabajo. Pomodoro significa "tomate" en italiano y se asocia con el instrumento de medición.
La técnica ayuda a mejorar la resistencia para trabajar al dividir el trabajo en segmentos. Las interrupciones durante un Pomodoro pueden resultar en abandonar el proyecto y comenzar de nuevo o registrar la interrupción como un elemento incluido en la planeación original. Sin embargo, la clave para mantener la concentración en un Pomodoro es reducir las distracciones.
Los bloques de tiempo
Es una técnica en la que una persona asigna bloques de tiempo, ya sean horas o minutos, para completar tareas específicas. Ayuda a dividir la jornada en partes manejables y a mantener el foco en las tareas.
“Si te enfocas en una cosa por cada bloque es más probable que la tarea sea completada en el tiempo que se tiene programado. Esta técnica es funcional para aumentar la productividad sin procrastinar, pero sin caer en burnout”, puntualiza Esperanza Martínez, especialista en higiene laboral.
Puede combinarse con un plano cartesiano que marqué lo urgente e importante, lo no urgente pero importante, lo no importante pero sí urgente y lo no urgente ni importante.
Los descansos regulares
Los descansos a lo largo de la jornada laboral ayudan a aclarar la mente. Dar caminatas cortas, tomar un café o un vaso con agua, hablar con un compañero o respirar aire fresco reponen la concentración en el trabajo.
También mejoran la atención a los detalles, te mantienen alerta y con más energía para la próxima tarea. “La charla de café y los bloques de descanso de 20 minutos son funcionales y necesarios”, señala Clelia García, directora del área clínica de Terapify. Sin embargo, los tiempos de pausa varían según la persona.
La falta de descansos impactan en la productividad al provocar fatiga y un colaborador que experimenta agotamiento no está motivado para seguir trabajando de manera eficiente.
“Ser productivo no se trata de cuántas horas trabajas en un día, sino de cuánto tiempo usas mejor para completar tus tareas diarias. Cada uno de nosotros tiene una forma diferente de hacer las cosas, por lo que no tiene que trabajar con el mismo método que los demás, o incluso usar la misma técnica todos los días. Debes probar hasta encontrar la que mejor te funcione”, enfatiza Madalina.
Evita realizar varias tareas a la vez
En el mundo del trabajo se cree erróneamente que ser multitasking significa poseer una habilidad en demanda. Pero la realidad es que hacer varias cosas a la vez se traduce en menos productividad. De hecho, querer cumplir con todo en cierto periodo de tiempo, llega a restar el 40% de la productividad laboral, refiere la consultora empresarial Sandra Fleindl.
El término nació como una referencia a la ejecución de varios procesos de computadora, pero la mente humana no está diseñada de la misma forma, de modo que, en lugar de beneficiar perjudica la productividad de los colaboradores al provocar estrés laboral.
Una persona multitasking debe entenderse y asumirse como aquel profesionista que sabe priorizar y organizarse para ser eficiente, sin que ello lo conduzca a un estado de estrés crónico, ansiedad o burnout.
“La excelencia se logra con disciplina, pero con objetivos alcanzables. Tener una mejor calidad de vida implica que la persona también tenga más tiempo para sí misma y su vida personal”, concluye Ronald Silva, senior manager de Page Personnel.
