OPINIÓN: Comunicación, esencial para el éxito de un proyecto financiero
Nota del editor: Miguel Sierra es integrante del Comité Técnico Nacional de Capital Humano del Instituto Mexicano de Ejecutivos de Finanzas (IMEF). Andrea Gabriela Ramírez es socia del IMEF. Las opiniones expresadas en esta columna pertenecen exclusivamente a los autores.
(Expansión) – ¿Se podrán contabilizar los proyectos financieros o estratégicos que tienen como característica una insuficiente y limitada información por parte de los involucrados? Tristemente esto es frecuente y explica el alto grado de fracaso en la implementación de proyectos, ya que, además, no siempre se tiene la oportunidad de elegir al equipo, precisamente en la fase crítica de la organización e inicio del proyecto.
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Manejar de forma óptima un proyecto implica entender que es un esfuerzo temporal, enfocado a crear un producto o servicio único. Los proyectos cuentan con características comunes como son: objetivo, programa, recursos asignados, estructura organizacional, ciclo de vida, interdependencias y un sistema de información y control, entre otras.
Sin embargo, a pesar de las características comunes, las dimensiones y objetivos finales de cada proyecto son muy variantes. Entender adecuadamente cada una de esas características y comunicarlas eficientemente a todos los involucrados es un primer paso necesario.
Una vez iniciado el proyecto, su implementación requiere de los conocimientos de los integrantes del equipo, integrándolos de forma que se cumpla cada una de las fases del proceso, tanto en tiempo como en forma; para ello, la variable crítica es la comunicación.
El éxito de un proyecto dependerá de cómo integremos nuestras tareas al complementarlo con el talento humano más apropiado, y al asegurar los canales de comunicación que permitan a todos los involucrados saber el grado de avance del mismo. Existan buenas, malas o regulares noticias, la gestión de comunicación va a ser crítica para tomar decisiones en tiempo.
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Debe considerarse que un proyecto está estructurado por grupos de procesos, y que a lo largo del ciclo de vida del mismo se deberá proporcionar la información o actividades necesarias a realizar, mediante un plan de trabajo donde se integren a las personas involucradas, que permita su participación en la iniciación, planeación, ejecución, monitoreo, control y cierre del proyecto.
Por ello, las variables críticas a controlar en cualquier iniciativa estratégica de una organización son tiempo, costo y calidad. Para controlar eficientemente estas variables debemos reportar con la debida frecuencia y a criterio de la alta dirección y de la administración del proyecto, el comportamiento de las mismas. Establecer mecanismos de reportes con los formatos que a la organización le favorecen, es imperativo si se quiere tener éxito.
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Es importante señalar que los reportes de gestión de calidad en muchas ocasiones son nulos y/o muy pobres. Esta variable es importante medirla, aunque ciertamente conlleva más dificultades que las mediciones de los parámetros de tiempo y costo.
El éxito en nuestras iniciativas implica un buen conocimiento de herramientas de proyectos, conocer el avance real de las mismas, identificar riesgos, y contar con la información que le permitan al equipo de trabajo reportar en tiempo, facilitar el avance y dar la apertura para recibir retroalimentación y críticas en el desarrollo de las tareas.
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Es también importante tener presente que para lograr concluir exitosamente nuestros proyectos debemos evitar:
- actuar precipitadamente ante problemas pequeños,
- reprogramar con demasiada frecuencia las actividades,
- alcanzar los hitos en el tiempo ignorando la calidad,
- revisar constantemente la parte administrativa olvidando la dirección del proyecto,
- realizar micro-administración en lugar de dirigir,
- utilizar nuevas herramientas sin conocerlas y
- dar seguimiento de forma intermitente a los avances del proyecto.
En conclusión, tener un liderazgo efectivo con habilidades de comunicación bien desarrolladas ayudará en gran medida a cumplir en tiempo y forma, dentro del presupuesto y con las normas de calidad objetivo, las iniciativas estratégicas que se implementen en las organizaciones.
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