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El presente y (el posible) futuro de la firma digital

En muchos casos, las personas nunca han visto un documento firmado electrónicamente y piensan que es como tenerlo escaneado; no exactamente es así, considera Pepe Toriello.
sáb 19 marzo 2022 07:00 AM
El presente y (el posible) futuro de la firma digital
A pesar de que los documentos con firma electrónica son más seguros que los firmados en papel, falta capacitación entre empresas y representantes legales, considera Pepe Toriello.

(Expansión) - El avance en el uso de la firma digital ha tenido como principales obstáculos la falta de difusión de sus ventajas y ejemplos de su eventual necesidad, la incomprensión sobre cómo funciona y el desconocimiento de la legislación vigente en la materia.

Entre las ventajas de la firma electrónica están que puede utilizarse para el establecimiento de contratos, trámites ante instancias de gobierno, presentación de recursos legales y otros procesos a través de Internet, generando ahorros que van desde los tiempos de traslados cuando todo ello se hace en persona hasta en espacios de almacenaje de los mismos documentos físicos.

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Superado ese aspecto surge, entonces, otro obstáculo: que no se entiende su funcionamiento técnico ante la falta de referencias sobre su uso.

Parece existir la idea equivocada de que la firma digital es tener una copia escaneada de un papel. Lo cierto es que es necesario, primero, perderle miedo y, después, conocer los requisitos de validez, cómo funcionan y cómo se presentan documentos eletrónicos, en caso de una demanda.

A pesar de que los documentos con firma electrónica son más seguros que los firmados en papel, más baratos y mucho más rápidos en su procesamiento, falta capacitación entre empresas y representantes legales.

En muchos casos, las personas nunca han visto un documento firmado electrónicamente y piensan que es como tenerlo escaneado; no exactamente es así.

En realidad, cuando se firma electrónicamente el documento se abre, por ejemplo, en Acrobat Reader y ya vienen los datos de la persona, como si estuvieran incrustados o encriptados. Es hasta entonces cuando las personas se dan cuenta de que es tan fácil como hacer un par de clics.

Y luego se presenta otro obstáculo: la creencia de que la firma digital aún no está regulada. Lo cierto es que la legislación vigente relacionada con la firma digital tiene más de 20 años y establece que todos los documentos que se firman de manera digital tienen la misma validez que uno en papel. Además, desde hace dos o tres años los jueces están mucho más capacitados en torno a estos temas.

Pero incluso entre quienes saben cómo funciona y que está regulada hay quienes siguen temiendo que, de ser el caso, los jueces en México no estén capacitados y que cuando entreguen los documentos no se los aceptarán.

No obstante, los jueces saben que existen este tipo de documentos; de hecho llevan años usando herramientas electrónicas, como los correos; y saben cómo funcionan. Dentro de un proceso legal se puede presentar el documento y cualquier persona lo puede ver dentro de una computadora.

Así, la solución para un avance más ágil de la implementación de la firma digital pasa por la capacitación de los representantes legales, tanto en la parte técnica como en la legal, para lo cual hay información abundante.

 

No es sencillo superar el temor ante los jueces, sobre todo hasta que se tenga la experiencia real de un litigio, pero ya hay casos de éxito de empresas que no han tenido problemas ante tribunales.

Hoy existen corporativos que empiezan a procesar todos sus documentos usando firmas electrónicas. Esto quizá aún no sea tan viable para pequeñas y medianas empresas (pymes), ahora que cuidan cada peso que sale de su bolsillo; sin embargo, cualquier empresa puede usar firmas electrónicas, desde una con tres empleados hasta una de 2,000 trabajadores.

Al final, los elementos que favorecerán la generalización de esta herramienta son superar el temor, adquirir confianza y darse cuenta que en determinados lugares y tiempos puede ser una necesidad; la pandemia por COVID-19 o, recientemente, las situaciones de conflicto internacional pueden funcionar como ejemplos.

No es difícil darse cuenta de que será necesario migrar a digital toda la información. Hoy se están digitalizando documentos de todo tipo para ser consultados desde cualquier computadora o teléfono celular. En el futuro, pensar en tener que imprimir un documento y mandarlo por mensajería será igual a pensar en tener que salir de casa para rentar una película en DVD, cuando puede hacerse desde casa. Los beneficios son enormes y nos cambiaría la vida.

Nota del editor: Pepe Toriello es abogado y CEO de Red De Firmas. Síguelo en LinkedIn . Las opiniones publicadas en esta columna corresponden exclusivamente al autor.

Consulta más información sobre este y otros temas en el canal Opinión

 
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