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Las reformas laborales que afectan la nómina de las empresas

Las nuevas regulaciones en materia laboral conllevan retos en la gestión de nóminas. Las empresas deben ajustarse para cumplir, mantener la eficiencia operativa y controlar costos adicionales.
mar 09 julio 2024 05:55 PM
Estas son las reformas laborales que más impactan la nómina de las empresas
Las modificaciones ya vigentes han cambiado las reglas del juego en el ámbito laboral y han impactado directamente los costos asociados con la fuerza laboral.

En los últimos años, los trabajadores formales han obtenido reformas como los aumentos en el salario mínimo o el aumento en los días de vacaciones. Actualmente, queda pendiente la aprobación de varias iniciativas como la reducción de la jornada laboral, el aumento del aguinaldo y las licencias extendidas de paternidad.

Lo que todas tienen en común es que, si bien mejoran las condiciones laborales de los trabajadores mexicanos, tienen un impacto importante en la gestión de la nómina de las empresas. Estas modificaciones han cambiado las reglas del juego en el ámbito laboral y han afectado directamente los costos asociados con la fuerza laboral.

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La regulación del teletrabajo

Melissa Mejía, experta legal y socia titular en Área Laboral en Sabag Becker y Gerrit Cohen, señala que uno de los cambios más notorios fue la apertura e implementación de la NOM-037, también conocida como la ley del home office.

Según el artículo 330 de la Ley Federal del Trabajo, el teletrabajo es una forma de organización laboral que no requiere la presencia física en el centro de trabajo, utiliza sobre todo tecnologías de la información y comunicación para la interacción entre los trabajadores y el empleador. Esta modalidad aplica a aquellos empleados que realizan más del 40% de su trabajo desde casa u otro lugar elegido por ellos; una práctica que se consolidó durante la pandemia.

La NOM-037 STPS 2023, vigente desde el 5 de diciembre de 2023, establece las condiciones para el teletrabajo. Los empleadores deben implementar una política de teletrabajo, proporcionar equipo de cómputo, cubrir telecomunicaciones y parte de la electricidad. Deben evaluar condiciones laborales y respetar el derecho de desconexión.

Los trabajadores, en cambio, deben asistir a capacitación, mantener herramientas y mobiliario en buen estado, permitir verificación de condiciones de seguridad, asistir a reuniones presenciales o virtuales si es necesario y reportar riesgos laborales.

La implementación de la NOM-037 afecta el proceso de cálculo de nóminas, ya que introduce costos adicionales para el empleador, como la provisión de mobiliario y herramientas, el pago de electricidad proporcional y telecomunicaciones, entre otros.

“Estas nuevas responsabilidades y costos adicionales representan un desafío para las empresas al ajustar sus procesos de nómina y garantizar el cumplimieqnto de las normativas vigentes, mientras intentan mantener la eficiencia operativa y controlar los gastos”, dice la experta legal.

Subsidio para el empleo

Este beneficio fiscal está diseñado para apoyar a los trabajadores, cuyos ingresos no excedan de 9,081 pesos mensuales. El decreto fue publicado el 1 de mayo de 2024 en el Diario Oficial de la Federación (DOF).

Para el ejercicio fiscal 2024, el subsidio al empleo se establece en un 11.82%, y representa un monto mensual de 390 pesos. Este subsidio permite un aumento en el ingreso disponible de los trabajadores después del Impuesto sobre la Renta (ISR), equivalente al 20% del salario mínimo general vigente para este año.

Un ejemplo de aplicación del subsidio incluye una ayuda de transporte que forma parte del salario del trabajador, elevando así el monto de la percepción mensual. Sin embargo, si el subsidio al empleo es mayor que el ISR determinado, la diferencia no podrá aplicarse posteriormente contra el impuesto que resulte a cargo, ni se entregará cantidad alguna por concepto de subsidio al trabajador.

Es importante destacar que el subsidio mensual otorgado a los trabajadores no será aplicable cuando los ingresos provengan de primas de antigüedad, retiro, indemnizaciones u otros pagos por separación. "El subsidio al empleo es un beneficio fiscal que puede mejorar el ingreso disponible de los trabajadores, pero su correcta aplicación requiere un manejo cuidadoso y detallado por parte de Recursos Humanos", comenta Mejía.

Explotación laboral

En la cronología de las reformas laborales que impactan la nómina de las empresas en México también se encuentra la reciente modificación a la Ley General para Prevenir, Sancionar y Erradicar los Delitos en Materia de Trata de Personas y para la Protección y Asistencia de las Víctimas de estos Delitos, que entró en vigor el 8 de junio de 2024. Esta reforma adiciona al artículo 21 la consideración de jornadas excesivas de trabajo como una forma de explotación laboral.

Conforme a esta ley, se considera explotación laboral cuando una persona obtiene un beneficio económico o de otra índole mediante el trabajo ajeno, sometiendo a la persona a prácticas que atenten contra su dignidad. Entre estas prácticas se incluyen las jornadas de trabajo por encima de lo estipulado por la ley.

La Ley Federal del Trabajo establece que la jornada diurna no debe exceder de 8 horas, la nocturna de 7 horas y la mixta de 7 horas y media. Además, el artículo 66 de esta ley permite que la jornada pueda prolongarse por circunstancias extraordinarias, pero sin exceder nunca de 3 horas diarias ni de tres veces en una semana, es decir, 9 horas semanales.

Si estos límites son excedidos deliberadamente, el empleador podría ser acusado de explotación laboral y sancionado con penas de 3 a 10 años de prisión y multas de 5,000 a 50,000 días de salario, lo que oscila entre 542,000 a 5,428,500 pesos.

“Recursos Humanos debe implementar controles eficientes para registrar los horarios de entrada y salida, computar las horas extras y organizar los turnos, de modo que se evite exceder la jornada laboral permitida. Es oportuno que las empresas establezcan mecanismos adecuados para monitorear y controlar las horas de trabajo de sus empleados, a fin de evitar posibles sanciones por explotación laboral", advierte Mejía.

La relación entre la penalización por jornadas laborales excesivas y una potencial reducción de la jornada laboral es evidente. La reducción de la jornada laboral disminuiría el número de horas semanales trabajadas, ya que ayudaría a evitar situaciones de jornadas excesivas que podrían considerarse explotación laboral según la nueva normativa.

Jornada de 40 horas

En marzo de 2020, surgió la propuesta de reducir la jornada laboral mediante la reforma del artículo 69 de la Ley Federal del Trabajo, que busca adicionar un día de descanso obligatorio semanal. El objetivo de esta reforma es equilibrar la vida laboral con la personal, permitiendo que los trabajadores tengan derecho a dos días de descanso obligatorio por cada cinco días de trabajo, sin disminuir las horas diarias ni modificar el tratamiento de las horas extras.

La aprobación de esta propuesta implica que las empresas fortalezcan el control interno para respetar la jornada laboral y los días de descanso obligatorio, así como mantener un control estricto del pago de las horas extras, evitando que excedan de 3 horas en un día o de tres veces en una semana, para no incurrir en explotación laboral.

Si un trabajador labora un día de descanso obligatorio, se le deberá pagar un salario doble por el servicio prestado. Tratándose de los días domingo, actualmente se le debe sumar la prima dominical, que es al menos un 25% adicional a su salario diario.

La propuesta de reforma ha sido aprobada por la Comisión de Puntos Constitucionales de la Cámara de Diputados y se espera que continúe su proceso legislativo en el nuevo periodo de sesiones ordinarias, de septiembre a diciembre de este año.

“La implementación de un segundo día de descanso obligatorio requerirá de un manejo cuidadoso por parte de Recursos Humanos para asegurar el cumplimiento de la normativa y evitar sanciones por explotación laboral", reitera.

30 días de aguinaldo

Otra propuesta de reforma laboral en México es la duplicación del aguinaldo mínimo legal, que actualmente corresponde a 15 días de salario. Esta iniciativa tiene por objeto modificar el artículo 87 de la Ley Federal del Trabajo para que el pago del aguinaldo pase a ser de 30 días de salario. La intención es alinear este beneficio con el que reciben los empleados del sector público, que asciende a 40 días de salario.

Si esta reforma se aprueba, las empresas deberán considerar el aumento en los gastos operativos que representa duplicar el monto del aguinaldo. Este cambio, sumado al reciente aumento de días de vacaciones, podría impactar el costo de los productos o servicios en proporción al aumento del costo de la mano de obra.

En caso de que el patrón omita el pago del aguinaldo o pague menos de lo que la ley estipula, podría ser sancionado con multas que van desde 4,811 pesos hasta 481,000 pesos, según la Ley Federal del Trabajo.

Esta propuesta se originó en el Senado de la República el 7 de marzo de 2023 y fue aprobada por la Comisión de Trabajo y Previsión Social de la Cámara Alta el 28 de febrero de 2024. Se espera que continúe su proceso legislativo en el nuevo periodo de sesiones ordinarias.

Melissa Mejía comenta que el incremento en el aguinaldo representa un gasto para las empresas, ya que no solo afecta a los trabajadores activos, sino también a aquellos que se separan de su trabajo sin importar el motivo.

“Este incremento en el gasto debe ser cuidadosamente considerado por los empleadores, pues el pago del aguinaldo es una prestación inherente al servicio prestado, y su cumplimiento es obligatorio. Las empresas deben planificar adecuadamente para asegurar que pueden cumplir con estas nuevas obligaciones sin afectar su operatividad y sostenibilidad financiera”, advierte.

Licencia de paternidad

Una de las reformas más recientes en proceso de estudio y aprobación es la ampliación de la licencia de paternidad. La Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE) y UNICEF han reiterado la importancia de la participación equitativa de los padres en la crianza de los hijos, promoviendo la idea de que el permiso de paternidad debería ser de al menos seis meses remunerados.

Desde 2012, México obliga a las empresas a otorgar una licencia de paternidad de 5 días remunerados a los trabajadores que tengan un hijo o lo adopten. Sin embargo, este periodo se considera insuficiente para que los padres puedan involucrarse adecuadamente en la crianza y adaptación familiar.

En diciembre de 2023, el pleno de la Cámara de Diputados aprobó una propuesta de reforma a la Ley Federal del Trabajo para modificar el artículo 132 y adicionar un artículo 28 bis a la Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado. Esta reforma propone que los trabajadores tengan acceso a una licencia de paternidad con goce de sueldo por un periodo mínimo de 20 días laborales, que pueden extenderse por 10 días más en caso de complicaciones postparto que afecten a la madre o al recién nacido.

"La ampliación de la licencia de paternidad a 20 días laborales es un paso importante hacia una mayor equidad en la crianza de los hijos y responde a una necesidad social de equilibrar las responsabilidades entre padres y madres. Pero la empresa deberá tener un registro actualizado de los trabajadores que están próximos a ser padres para otorgarles la licencia con goce de sueldo. Además de contar con un sistema que permita planificar la organización de turnos y minimizar el impacto en la productividad que dicha ausencia pueda tener”, explica Mejía.

Esta reforma fue aprobada por las Comisiones Unidas de Trabajo y Previsión Social del Senado de la República el 6 de marzo y se turnó al pleno de la Cámara de Senadores para su discusión y posible aprobación en el siguiente periodo legislativo. La licencia de paternidad ampliada ya está en vigor en países como Chile y Colombia.

Gloria Unibio, product owner en la unidad de negocios de Cegid, está convencida de que estas iniciativas presentan retos continuos para las empresas en la gestión de la nómina y la planificación de recursos humanos. Las empresas deben adaptarse para cumplir con las nuevas regulaciones mientras mantienen la eficiencia operativa y controlan los costos adicionales.

“Estamos experimentando un periodo de cambios con el nuevo gobierno, lo que plantea tanto oportunidades como desafíos en la gestión empresarial. La tecnología en la nube puede transformar la manera en que las empresas manejan sus operaciones, incluida la gestión de nóminas. Al migrar a la nube, las organizaciones pueden acceder a sus sistemas y datos desde cualquier lugar, lo que mejora la flexibilidad y la eficiencia operativa”, concluye.

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