OPINIÓN: Tres claves para tener reuniones productivas

“Las reuniones son un mal necesario”, “las juntas son nuestra perdición”, “tenemos juntitis”; todas estas son frases recurrentes que escucho en mis pláticas y consultorías cuando toco el tema. De hecho, de acuerdo a una encuesta global realizada por el Instituto Francés de Opinión Pública, el 75% de las personas piensan que las juntas representan una pérdida de tiempo, aunque paradójicamente el 98% de los mismos encuestados asegura que son necesarias.

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¡Y es que sí son necesarias!

Una buena reunión cuenta con tres herramientas poderosas que ayudan a formar equipos de alto desempeño:

• Generar presión entre los mismos compañeros
• Desarrollar la inteligencia colectiva
• Tener una comunicación clara

Una reunión de trabajo mal llevada efectivamente es una pérdida de tiempo; por el contrario, una reunión bien estructurada ayuda a crear una cultura de trabajo de avance y eficiencia que resulta en tomar mejores decisiones y más rápido que el resto de las organizaciones.

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Yo soy fan de las reuniones de trabajo, estoy convencida que son un excelente espacio para unir, empoderar, ejecutar y comunicar eficientemente. A continuación, te comparto los tres aspectos que considero fundamentales para asegurar que mis reuniones sean efectivas:

1. Tener claro el objetivo de la reunión

Para que una reunión cumpla con su cometido y las personas salgan de ella con claridad y entusiasmo, ésta debe ser una reunión planeada y con un objetivo claro desde el inicio. Los puntos más importantes para asegurar el éxito de la reunión son:

a. Nombre de la reunión claro y constructivo: Definir un nombre de la reunión que especifique el objetivo de la sesión, redactado de forma positiva.

Ejemplo: Si se busca tener una reunión para revisar y analizar las quejas que se han tenido en los últimos meses, el nombre de la reunión podría ser, reunión para mejorar la satisfacción de los clientes en lugar de junta de análisis de quejas.

Al redactar un nombre enfocado a la solución, los integrantes llegan con un estado mental más relajado y enfocado en generar ideas, con el otro nombre, algunos integrantes pueden llegar con modo defensivo.

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b. Resultado esperado al final: ¿Qué pregunta quiero responder o qué solución quiero encontrar?

Al inicio de la reunión, el organizador debe definir puntualmente con qué deben salir de la junta, puede ser con un responsable y un equipo conformado, pasos a seguir, una decisión tomada, un nuevo proceso, una lista de ideas, etc., de esta forma se evitarán las divagaciones.

Continuando el ejemplo anterior, el resultado que se espera al final de la reunión podría ser identificar las situaciones o productos que hacen el 80% de las quejas y generar tres ideas que se puedan implementar rápidamente.

c. Participantes

Elegir quiénes deben asistir a la reunión es vital para el éxito de la reunión, asegúrate de que asistan solo personas que decidan, que puedan aportar ideas o información relevante y/o a quienes tengan una perspectiva novedosa o diferente.

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Tip: Si la reunión tiene como objetivo tomar decisiones, te recomiendo que sean pocos participantes; si se trata de generar ideas, entones es mejor un grupo más grande.

d. Responsable de decidir en caso necesario.

Dejar claro quién es la persona que tiene la última palabra en caso de no ponerse de acuerdo, así podrán en la misma reunión llegar a un acuerdo.

Imagínate que el grupo esta dividido entre dos diferentes mejoras que creen que deben implementarse y no logran ponerse de acuerdo; en ese momento, el responsable del área o proceso tendrá que definir qué se hará.

2. Administración de la reunión

Cuidar el tiempo de la reunión es fundamental para lograr que sea efectiva; una reunión que dura mucho tiempo genera divagaciones. Para esto te recomiendo:

a. Cronómetro. Tener un cronómetro o reloj grande a la vista de todos, si esto no es posible define en cada reunión un encargado de tomar el tiempo. Él deberá avisar cuando lleven la mitad de la reunión y 15 min antes de que finalice el tiempo estipulado para llegar a acuerdos.

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b. Responsable de minuta. Cada reunión tiene que definirse y turnarse la persona que llevará y enviará a todos la minuta.

c. Anotar acuerdos: El responsable de la reunión, es decir, quien la organizó, tiene que asegurarse de que al final de la reunión se hayan llegado a conclusiones:
i. Especificar qué se tiene que entregar o hacer y de qué forma,
ii. Quién es el responsable de realizarlo, y
iii. Fecha de entrega de cada pendiente o acuerdo.

3. Cierre efectivo

Reserva al menos 5 minutos para revisar cada uno de los acuerdos, responsables y fechas de entrega y asegúrate de que quede claro de qué forma y frecuencia se van a estar revisando los avances.

Valida con cada uno de los participantes si están o no de acuerdo con lo determinado, así se generará mayor compromiso por parte de todos y evitarás los que se quedan callados y luego tratan de sabotear o no apoyar porque en un inicio no avalaban la decisión.

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La mejor forma de saberlo es que uno a uno (sobre todo en los acuerdos más importantes) digan con su propia voz si están o no de acuerdo.

Dile adiós a la idea de que las reuniones son un mal necesario y una pérdida de tiempo, te invito a que pruebes los puntos anteriores; estoy segura, porque lo he comprobado, que te darán resultados sorprendentes en el logro de tus objetivos.

¡Hasta pronto!

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