¿Es el momento de decir adiós al Excel?

Las herramientas tecnológicas han surgido para casi todos los ámbitos de nuestra vida cotidiana y el sector laboral no es la excepción. Pero la pregunta es si las empresas se adaptan y aprovechan estos recursos de forma eficiente.

“La parte más visible de la revolución digital está en cómo equipos inteligentes, usando tecnología y grandes cantidades de inversión, consiguen cambiar las reglas de muchos negocios. Pero es la parte menos visible la que nos debería preocupar a los profesionales”, explica Fernando de la Rosa, fundador de Foxize, proyecto educativo para que profesionistas y compañías aprendan a beneficiarse del mundo digital. Para el especialista, lo que debería importar es cómo las nuevas herramientas impactan la forma de trabajo y procesos y cómo los trabajadores se adaptan a ellas,

Robert Vilaseca, Chief Digital Officer de Quantion, proyecto que busca acompañar a las empresas en su innovación digital, argumenta que para que una compañía continúe siendo competitiva y vigente con el tiempo, es necesario actualizar estrategias digitales, ya que la innovación constante cambia el panorama de los negocios “para renovar la relación con sus clientes, optimizar sus procesos y fomentar la cultura digital entre los empleados”.

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En el pasado se ha invertido mucho dinero en herramientas, pero poco en capacitar constantemente a los empleados para que puedan sacar el mejor provecho de ellas y aún menos en medir cómo se ha mejorado la productividad, menciona De la Rosa. Por ello, es necesario escoger instrumentos precisos que se adecuen a la forma de trabajo de una compañía, y destinar más tiempo y recursos al aprendizaje de ellos.

El directivo de Foxize asegura que el problema no son las “viejas” herramientas que se ocupan en las empresas, sino su falta de profundización en ellas. “Según un reciente test que hemos realizado y al que han respondido más de 800 profesionales, la nota media de utilización del Excel es de un 3,8 sobre 10. Esto es un indicador de que no sabemos realmente sacarle provecho a la tecnología de la que ya disponemos”, ejemplifica.

Al adoptar de forma adecuada nueva tecnología, es posible ver si los procesos anteriores estaban obsoletos, al haber un punto de comparación en el tiempo perdido y después recuperado. “Las herramientas facilitan el hábito y la frecuencia de los hábitos asientan comportamientos”, afirma De la Rosa.

En el futuro, con la adaptación al nuevo mundo digital, las empresas podrán ver aumentos de la productividad de sus trabajadores, un incremento en la satisfacción de sus empleados y mayor asertividad en los procesos de reclutamiento de personal, sostiene Vilaseca. Esto impulsará la operatividad de la empresa para lograr mejores resultados financieros.

El fundador de Foxize dice que antes de saber cuáles son las nuevas herramientas para aumentar la productividad, se debe conocer para qué sirven. “¿Cuántas veces la gente envía un e-mail y después te llaman para decirte "¿Has visto mi e-mail?”. Eso es una pérdida de micro tiempo. Y si acumulas esas micro fracciones de tiempo, al final resulta ser una gran pérdida de tiempo. ¿Qué costaría en las empresas crear un "protocolo de e-mails””, agrega.

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El primer cambio es mejorar la educación digital de los trabajadores y empresas. Estas son algunas recomendaciones de nuevos softwares que agilizarán el trabajo, según de la Rosa:

Comunicación: Slack es una aplicación de mensajería, como whatsapp, pensado para equipos de trabajo. Su función es clara: debe reducir el número de e-mails, consultas o asaltos al despacho con la pregunta famosa pregunta de ‘¿tienes 5 minutos?

Es muy ágil y rápido, pero es importante explicar a los equipos cómo y para que se utiliza. Tiene canales para que se puedan especializar en áreas de trabajo o proyectos, además de sincronizarse con otras aplicaciones como Dropbox. Si alguien nuevo se integra al grupo, puede darse cuenta de manera más rápida del trabajo anterior, ya que los mensajes están disponibles y abiertos para cada sección.

Gestión de la información: Onenote/Evernote. Estas herramientas deben complementar o sustituir la libreta de trabajo. Permite hacer notas rápidas con texto, audio, capturas de pantalla o almacenamiento de páginas web completas.

Se pueden clasificar en carpetas (libretas) y agregar etiquetas para después identificar la información de manera más rápida. Eso sí, requiere de cierta disciplina al buscar la información.

Gestión de proyectos: Basecamp / Asana. Estas herramientas ayudan a gestionar lo que tienes que hacer durante el día y conectarte a las tareas relacionadas con proyectos de otros compañeros. Debería conseguir reducir las reuniones de status e informativas y agilizar la ejecución de los proyectos.

De la Rosa también asegura que hay herramientas sobrevaloradas, como las redes sociales internas. El especialista opina que sirven "para mejorar las conversaciones del café". Y es que el enfoque social de estas aplicaciones lleva a que sea una forma más de compartir memes y gatitos, en lugar de solucionar problemas.

“Al final, la eficacia de implementar una herramienta se mide en función del objetivo de negocio que nos hemos marcado antes de implementarla y de si hemos sido capaces de conseguirlo”, explica Vilaseca. El tiempo y costos invertidos en las actividades realizadas con estas herramientas, en comparación con procesos tradicionales, es lo que determinará su pertinencia.

Con todo ello, la respuesta a si hay que decirle adiós al Excel es no. Pero es el momento de usarlo de forma efectiva.