Pocas empresas piensan regresar a los procedimientos –no tan basados en la tecnología– que usaban antes de la crisis sanitaria.
Ahí radica el desafío que las compañías encaran: analizar sus apuestas de evolución digital y valorar si son alternativas realmente confiables para el largo plazo o solo podrán etiquetarse como simples recursos de emergencia. El caso de la firma electrónica, en este sentido, nos puede brindar una perspectiva muy provechosa.
Superar la crisis y mirar hacia el futuro
Cuando la crisis sanitaria impuso medidas de distanciamiento social, firmar un documento de negocio –para cerrar una venta o una asociación, confirmar una orden de compra, validar el pago a un proveedor, etc.– dejó de ser un proceso sencillo.
Para enfrentar el problema, muchas organizaciones han seguido dos rutas principales: aprovechan apps públicas (casi siempre gratuitas) que permiten crear y distribuir rúbricas electrónicas, o simplemente escanean las firmas y las incorporan a los documentos de formato digital (y que generalmente reparten por correo electrónico o vía repositorios en la nube).
Por otro lado, ambas prácticas (escaneo de firmas y uso de aplicaciones masivas) no deberían sorprender a nadie. Antes de la pandemia, este tipo de acciones, prácticas pero poco sofisticadas desde el punto de vista tecnológico, tendían a ser habituales en los espacios corporativos del mundo.
En términos de tendencias en gestión de contratos –área que incluye el manejo, distribución y administración de rúbricas– se señala que muy pocas organizaciones utilizan un software especializado en firma electrónica para finalizar un acuerdo; la mayoría de las empresas, para materializar y recolectar los autógrafos que formalizan un contrato, se apoya en otros recursos: copias en papel, email y, en el mejor de los escenarios, funciones básicas de e-signature que están disponibles en la plataforma CML (Contract Lifecycle Management; Gestión del Ciclo de Vida de los Contractos).
Dichas circunstancias son las que deberían guiar la reflexión de las empresas. ¿Mantener la confianza en las herramientas sencillas y muy accesibles –y que han resultado suficientes para lidiar con la situación que detonó la crisis sanitaria–, o evolucionar hacia soluciones de firma electrónica más avanzadas?
Si la empresa está convencida de que la digitalización impulsada por la pandemia será una tendencia irreversible (y todo parece indicar que pensar lo contrario podría ser un serio descuido), entonces la respuesta debería apuntar a la especialización.
En un ambiente de negocios con una alta digitalización de procesos, la promesa básica que las aplicaciones más sencillas logran satisfacer (facilidad para digitalizar rúbricas y distribuirlas a través de medios electrónicos) dejará de ser un valor determinante. Las organizaciones demandarán soluciones de firma electrónica que tomen en cuenta factores críticos –tales como la trazabilidad y seguridad de las rúbricas y sus contratos asociados– que son esenciales para garantizar un proceso eficiente, confiable y seguro.
