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Planeación para evitar la crisis

El proceso de planificación estratégica demanda tiempo e involucrar a diferentes áreas de la organización, apunta Mario Maraboto.
vie 25 febrero 2022 05:02 AM
Planeación para evitar la crisis
La situación para muchas organizaciones, de por sí crítica, puede generar una crisis, considera Mario Maraboto Moreno.

(Expansión) - La pandemia de COVID-19 ha originado una serie de cambios tanto en la vida de las personas como en la forma de trabajo de una gran mayoría de empresas que ha tenido que ajustar procesos y presupuestos o definitivamente hacer una reestructuración mayor para salir adelante.

La situación para muchas organizaciones, de por sí crítica, puede generar una crisis. Un cierre parcial de operaciones, la cancelación de algunas áreas o de puestos de trabajo, cambio de sede, son situaciones que, si no hay una planeación estratégica para su ejecución, pueden generar crisis tanto dentro como fuera de la organización.

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El proceso de planificación estratégica demanda tiempo e involucrar a diferentes áreas de la organización, entre ellas: la dirección general o presidencia, la legal, financiera, administrativa, mercadotecnia, producción y, desde luego, comunicación y relaciones públicas, acompañados por asesores y expertos en el tema, tanto internos como externos. Dependiendo del caso puede incluir: adquisiciones, recursos humanos, servicio médico, ventas o cualquier otra área que se considere necesaria.

Entre todos los involucrados se plantean los escenarios que se podrían presentar y las acciones a tomar en cada caso, considerando las posibles repercusiones tanto en la operación como en afectaciones a clientes, proveedores, comunidad aledaña y en las relaciones con autoridades y empresas y organismos del sector respectivo.

Este tipo de planeación demanda de largos días de trabajo para definir mapas de actores, realizar análisis FODA (Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, internas y externas); considerar los contextos económico, social e incluso político vigentes y esperados hacia la fecha de ejecución del cambio, redactar los mensajes centrales y las líneas argumentales necesarias para cada segmento de público, y definir la mejor fecha para efectuar el cambio incluyendo los pasos operativos y de comunicación que deberán de darse previos, durante y posteriores al evento.

Es decir, largos días y horas de trabajo en equipo para lograr un objetivo con el mínimo de afectaciones a terceros involucrados y la posibilidad de no sólo proteger la reputación de la empresa, sino inclusive de fortalecerla. Estoy seguro de que muchas empresas así lo han hecho.

A mediados de 2005 participé en el cierre de una planta de vidrio automotriz en el estado de Jalisco cuyos efectos recaerían en los proveedores, las automotrices (suministro), empleados y ejecutivos (pérdida de empleo o transferencia a otra ciudad o país), con el gobierno local y estatal (pérdida de recaudación fiscal) y con la comunidad aledaña (por los apoyos sociales que ofrecía la empresa). Adicionalmente, el líder del sindicato estaba en pre-campaña para participar como candidato a diputado y existía el potencial uso político del cierre de la planta.

Los directivos planeaban el cierre hacia finales de 2005, pero la planeación la llevó hasta después del primer trimestre de 2006. El proceso incluyó la definición de las audiencias a las que se enfocaría la comunicación, la planeación de escenarios y acciones que podrían tomarse en cada uno.

Asimismo, consideró los posibles riesgos como: bloqueos, politización del cierre, actos violentos, sabotaje en la planta, demandas civiles, comerciales y laborales, filtración de información a los medios de comunicación, así como los mensajes ante cada situación y las respectivas líneas argumentales, entre varios más.

La elección de la fecha para el cierre se dio considerando factores como: inicio de las campañas políticas, lo cual desviaría la atención del cierre, el final de las vacaciones de primavera, hacer avisos anticipados para disminuir la posibilidad de rumores o, al menos, de controlarlos, y tiempo suficiente para finalizar las entregas contratadas por los clientes y coordinar suministros pendientes desde Estados Unidos.

 

También se consideraron tres momentos que podrían generar la crisis de comunicación: un encuentro informativo preliminar con el líder del sindicato 10 días antes del cierre; el inicio del proceso de información a los líderes de los diferentes equipos de trabajo tres días antes del fin de operaciones, y el mismo día de cierre para informar abiertamente el hecho tanto interna como externamente.

A fin de cuentas, el cierre de la planta se anunció de acuerdo con la estrategia sin mayores consecuencias: el líder sindical colaboró y generó confianza entre los empleados quienes se comprometieron a dar lo mejor de sí durante el periodo de cierre, no hubo intento de boicot o de generar conflicto, e increíblemente, la productividad se incrementó y se mantuvo el nivel de seguridad dentro de la planta.

Cuando el actual gobierno inició su gestión, planteó una serie de cambios estructurales en diferentes sectores con evidentes efectos en la población. Un ejemplo es la modificación en el sistema de compras y abastos de medicamentos cuyos resultados han sido el desabasto en perjuicio de un gran sector de la población. Evidentemente no hubo una planeación cuidadosa de esta y de muchas modificaciones más que se han hecho a nivel federal.

Es indudable que el gobierno federal no tomó el tiempo necesario para una planeación estratégica y los resultados salen a la vista.

Nota del editor: Mario Maraboto Moreno es Licenciado en Periodismo por la UNAM. Investigador Asociado en la Universidad de Carolina del Norte. Autor del libro "Periodismo y Negocios. Cómo vincular empresas con periodistas". Consultor en Comunicación, Relaciones Públicas y situaciones especiales/crisis desde 1991. Escríbele a su correo mmarabotom@gmail.com y síguelo en Twitter . Las opiniones publicadas en esta columna pertenecen exclusivamente al autor.

Consulta más información sobre este y otros temas en el canal Opinión

 
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