(Expansión) - Los mexicanos tenemos fama de impuntuales ya sea en asuntos de trabajo o en situaciones sociales. En consecuencia, también tenemos fama de ser pacientes en la espera.
Quienes nos dedicamos a la relación con medios de comunicación damos por descontado, ahora que empiezan las entrevistas presenciales, que habrá reporteros que llegarán tarde a una conferencia de prensa o a una entrevista, aun cuando haya temas, voceros y coyunturas que per se sean garantía de noticia.
En tanto las instituciones gubernamentales prácticamente tienen garantizada la asistencia más puntual de los reporteros de la fuente respectiva a conferencias de prensa, no es así con las de la iniciativa privada y otras organizaciones civiles. La espera a los medios suele ser de tensión para el ejecutivo de relaciones públicas, ante las expectativas de asistencia ofrecida al cliente.
Las razones de la impuntualidad –y hasta la ausencia– de muchos reporteros a las conferencias de prensa varían entre el tránsito, la lejanía del lugar de la cita o el traslape con otro evento de la misma fuente.
Pero no solo los reporteros pueden llegar tarde. El problema es cuando quien llega tarde es el personal que hará el montaje para el evento, el vocero o el ejecutivo de relaciones públicas responsable de la convocatoria y del evento.
En alguna ocasión organicé una conferencia de prensa en la ciudad de Monterrey en el salón de un hotel ubicado cerca de la mayoría de los medios de comunicación más relevantes. Dos horas antes del evento visité el salón y encontré que aún no se había realizado el montaje: sillas apiladas, presídium a nivel de piso, sin mamparas con imagen institucional y sin sonido. Consideré que el tiempo era razonable para resolver todos esos pendientes.
Cuando empezaron a llegar los reporteros, aún faltaban muchos detalles, entre ellos el sonido y el servicio de cafetería. Con algo de suerte se pudieron solucionar todos los pendientes para empezar la conferencia de prensa sólo 15 minutos tarde, cuando el panorama se veía peor.
Lo mismo puede llegar a fallar el sonido que el proyector o la computadora. Cuando se depende de terceros con quienes no hay una experiencia previa, es posible que surjan inconvenientes que pueden echar a perder una conferencia de prensa.
En otras ocasiones puede suceder que quien llegue tarde sea el propio vocero. Es entonces cuando los reporteros ven “la paja en el ojo ajeno” y el ejecutivo de relaciones públicas tiene que ser lo suficientemente hábil para evitar una desbandada.
Tener que esperar a un artista o a una afamada modelo internacional, ya sea porque se les complicó la agenda, porque por su actividad se durmieron muy tarde o porque se toman tiempo de más en su arreglo personal, implica dar todo tipo de excusas y ofrecimientos para evitar que los reporteros abandonen la conferencia aunque también saben que podrían perderse de una buena información noticiosa.
En alguna ocasión organicé una conferencia de prensa con un afamado árbitro de futbol que recién había anunciado su retiro de las canchas. Las expectativas por saber sobre sus planes inmediatos despertaron el interés de los reporteros deportivos que, en su mayoría, llegaron puntuales a la cita. El interés los mantuvo por alrededor de 30 minutos, pero a su llegada, el vocero fue recibido con gritos de “tarjeta roja”.
Parece poco probable, pero sucede. Es el caso en el que un ejecutivo de relaciones públicas llega tarde o definitivamente no se presenta: no hay quien reciba a los reporteros ni coordine el evento; pero es más grave si el ejecutivo es el responsable de llevar la presentación que hará el cliente. En mi experiencia, una ejecutiva de RP, encargada de la presentación final del cliente, se desveló haciendo el trabajo y se quedó dormida sin escuchar ni el despertador no las continuas llamadas que le hacía. Obviamente la agencia perdió al cliente.
Dichas situaciones son reales y en algunas de ellas me tocó enmendar las inesperadas deficiencias, no sin el enojo del cliente respectivo. Quien se dedica a esta actividad siempre debe estar, él y/o sus colaboradores, mucho tiempo antes de que empiece la conferencia de prensa, precisamente para dar solución a las eventualidades que pueden surgir y garantizar que todo funcione.
Sergio Rod, un fallecido amigo solía repetir un viejo adagio: “La puntualidad es cortesía de reyes, necesidad en los negocios y costumbre de gente educada”. Me parece que un periodista puntual demuestra respeto por su entrevistado, por su audiencia y por sus compañeros.
El diccionario de la lengua española define la puntualidad como “Cuidado y diligencia en llegar a un lugar o partir de él a la hora convenida” y “Cuidado y diligencia en hacer las cosas a su debido tiempo”, definiciones que deben entrar en la filosofía y conducta de todos nosotros, pero especialmente de quienes nos dedicamos a las relaciones públicas, ya que somos y construimos imagen positiva. La impuntualidad es todo lo contrario.
Nota del editor: Mario Maraboto Moreno es Licenciado en Periodismo por la UNAM. Investigador Asociado en la Universidad de Carolina del Norte. Autor del libro "Periodismo y Negocios. Cómo vincular empresas con periodistas". Consultor en Comunicación, Relaciones Públicas y situaciones especiales/crisis desde 1991. Escríbele a su correo mmarabotom@gmail.com y síguelo en Twitter . Las opiniones publicadas en esta columna pertenecen exclusivamente al autor.
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