Una empresa donde todos trabajan desde casa, ¿cómo hacer que funcione?

(CNN Business) – Tener un trabajo de 9 a 5 no siempre significa sentarse detrás de un escritorio.

El trabajo a distancia se ha vuelto cada vez más común, tanto que algunas compañías ni siquiera necesitan un espacio físico con oficinas.

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Elegir que todo el personal trabaje de forma remota no solo ahorra dinero, también amplía la cantera de talentos a los que puede recurrir una empresa y ayuda a aumentar la retención.

Sin embargo, mantener una sólida cultura corporativa y una fuerza laboral comprometida y productiva puede ser difícil cuando no hay convivencia diaria.

La comunicación debe ser clara y directa

La mayoría de las conversaciones entre compañeros de trabajo remotos suelen darse a través del correo electrónico y el software Slack, lo que significa que no podemos apoyarnos en el lenguaje corporal o el tono para que nos ayuden a interpretar las interacciones.

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En la firma de automatización de tareas Zapier se alienta a los empleados a asumir o suponer una intención positiva en cualquier comunicación. La compañía es 100% remota, con 200 empleados repartidos por todo el orbe.

"Estamos en 20 países diferentes, y la manera en que todos nos comunicamos es diferente, por eso ponemos énfasis en que ‘nadie tiene la intención de molestar’", dijo el CEO y cofundador Wade Foster. "Si ves algo que te molesta, asume siempre una intención positiva".

Trabajar de forma remota significa que tampoco habrá reuniones improvisadas cuando te cruces con alguien en el pasillo ni podrás asomarte a la oficina del jefe para informar el progreso de algo.

"Debes ser deliberado acerca de cómo te comunicas, enfatizas los objetivos y las prioridades", explicó Eugenio Pace, CEO de Auth0, una plataforma de autenticación y autorización con el 60% de su fuerza laboral trabajando a distancia.

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Slack es una herramienta de comunicación muy popular entre los trabajadores remotos: es rápida, elimina la molestia de coordinar los horarios de las teleconferencias y puede facilitar la comunicación.

"Los acentos en la pronunciación pueden ser muy fuertes", dijo Christian Mairoll, CEO de Emsisoft, una compañía de soluciones antimalware con 40 trabajadores remotos repartidos por el mundo. "Intentamos hacer reuniones de voz, pero no funcionó. Así que nos pasamos a la escritura, tardas un poco más en escribir, pero cuando escribes lo haces más conscientemente. También creas al mismo tiempo un registro de la conversación".

Sé transparente

Dado que no puedes tomarle el pulso a los ánimos o detectar un cambio en la moral del equipo directivo, la transparencia es importante para los trabajadores remotos.

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En Auth0, todos los trabajadores pueden acceder a las métricas clave, incluidas las cifras de ventas e ingresos.

"Las conversaciones para socializar son compensadas con una gran cantidad de información en nuestros sitios web internos", dijo Pace.

En FlexJobs, una compañía con 60 empleados permanentes y más de 40 por contrato, el CEO convoca cada mes a una conversación en chat con el equipo para revisar el progreso y las metas futuras, y se alienta a los empleados a hacer preguntas. También organizan un almuerzo virtual mensual abierto para los empleados con un miembro del equipo de gente y cultura y alguien del equipo de liderazgo.

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"Es el equivalente a tener una zona de descanso, puedes sentarte y conocer gente", dijo Carol Cochran, directora de gente y cultura de FlexJobs.

Convive virtualmente

Las cosas simples, como organizar pequeñas fiestas para celebrar eventos de la vida, ayudan a un equipo a unirse. Y estas reuniones no tienen que detenerse solo porque los empleados están dispersos, solo necesitas ser un poco creativo.

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FlexJobs organiza "baby showers virtuales" donde regalos, flores y sorpresas se envían a los futuros progenitores y se abren en una llamada de videoconferencia.

Contrata a la persona adecuada para el trabajo a distancia

No todo el mundo es bueno para un trabajo remoto.

"No hay nadie en la oficina que supervise o vigile", dijo Foster. "Por eso buscamos a personas proactivas, que son curiosas por naturaleza e intentan resolver las cosas y solucionar problemas".

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Cuando se trata de gerentes, Foster agregó que deben ser buenos comunicadores. Sus gerentes realizan reuniones semanales de personal para ayudar a vincular al individuo con la compañía.

El proceso de integración también desempeña un papel importante en el éxito de un trabajador remoto.

Los nuevos empleados de Zapier realizan un curso básico de hora y media que les brinda una descripción general de cómo funciona la empresa, así como otras clases en línea impartidas por diferentes expertos sobre los distintos departamentos de la empresa.

Crea una zona de socialización

La camaradería de los empleados desempeña un papel importante en la productividad y la moral, por eso conviene ofrecer a los trabajadores un canal para socializar.

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Los canales de Slack hechos específicamente para eso crean una oportunidad para tener conversaciones no relacionadas con el trabajo.

Zapier empareja a los empleados al azar una vez a la semana para que sostengan un video chat de 30 minutos.

"No hay ninguna formalidad involucrada", explicó Foster, quien también participa en las conversaciones. "Quieres conocer a tus compañeros de equipo. En algún momento, trabajarás con estas personas para resolver un problema difícil. Si tienes una buena relación y conoces un poco el lado humano, te ayudará a ser más efectivo para resolver el problema".

Convive físicamente de vez en cuando

Los retiros que reúnen a todo el personal durante unos días pueden aportar una inyección inmediata de moral y compañerismo.

"Hay una energía en estar físicamente juntos en el mismo espacio", dijo Cochran.

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Algunas compañías realizan retiros de todo el personal, mientras que otras optan por distribuirlo y reunir equipos a lo largo del año.

Todos los empleados de Zapier, por ejemplo, acaban de regresar de Nueva Orleans en enero donde revisaron y celebraron los últimos seis meses de trabajo y prepararon los próximos seis meses.

No olvides los pequeños detalles

Un “choca esos cinco” virtual con un emoji no tiene el peso de un "gracias" en persona. Mostrar agradecimiento a los empleados y también permitirles tener un canal o medio para destacar el buen trabajo puede aumentar la moral y la productividad del personal.

Los empleados de Auth0 pueden marcar el buen trabajo de un colega a través de una herramienta que les permite escribir una nota de elogio que aparece en un canal de Slack y en las pantallas de televisión en el lobby de cada una de las oficinas de la compañía.

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Al final del año, los empleados de FlexJobs tienen un almuerzo vía videoconferencia donde la empresa paga la cuenta de la comida de todos.

La compañía también ha intentado otras actividades divertidas a lo largo de los años, incluido un intercambio de galletas y un intercambio de regalos de amigo secreto.

"Tratamos de no casarnos con nada, a medida que evolucionas y creces también lo hacen estos programas", dijo Cochran.