El costo invisible de las juntas en la productividad y el bienestar

De ahí surgió la adopción de los días sin juntas, una política interna que hoy forma parte de la manera de trabajar tanto en Natura como en Avon, marca que terminó de integrarse formalmente al grupo de origen brasileño el año pasado. “No buscábamos eliminar la colaboración, sino proteger el tiempo de foco”, aclaró Maldonado en entrevista con Expansión.

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En la práctica, los días sin juntas no significaron improvisación ni desorden. Al contrario, la eliminación de reuniones abrió espacio para el trabajo profundo, menos multitareas y decisiones más claras. “Cuando quitas las juntas, las personas empiezan a organizarse mejor y a priorizar lo que realmente importa”, señala.

Y no está equivocada, pues un estudio de la firma de software Atlassian revela que hasta 72% del tiempo en reuniones podría ser poco útil y contribuir al agotamiento y estrés, y que hasta tres de cada cuatro reuniones podrían haberse reemplazado por comunicación más efectiva.

En Natura, la medida ayudó a reducir el estrés asociado a agendas fragmentadas. “Había una sensación constante de urgencia que no siempre era real. Liberar espacios cambió la forma en la que se vive la jornada laboral”, compartió Maldonado.

El reto de coordinar horarios entre países

Implementar esta política implicó un reto adicional en una empresa con operación internacional y equipos distribuidos en distintos husos horarios. Desde Recursos Humanos, la estrategia pasó por acuerdos explícitos entre líderes para respetar horarios locales y evitar reuniones fuera de jornada.

“Fue clave generar reglas claras entre países y confiar en que los equipos podían organizarse sin necesidad de estar todos conectados al mismo tiempo”, explica Maldonado.

También se definieron ventanas específicas para reuniones regionales y se protegieron los días sin juntas como un acuerdo institucional, no como una recomendación opcional.

Durante procesos complejos, como la integración operativa de Natura y Avon, la política se volvió aún más relevante. La compañía revisó quién debía estar en cada reunión y para qué. “Aprendimos que no todas las decisiones requieren a todas las personas en la llamada”, afirma.

Los comités se hicieron más pequeños, las reuniones más cortas y los objetivos más claros. “Eso ayudó a tomar decisiones más rápidas y a reducir el retrabajo”, añade.

Desde Recursos Humanos, el mayor desafío no fue lanzar la iniciativa, sino sostenerla en el tiempo. Para ello, se reforzó la exigencia de que cada reunión tenga un propósito claro, acuerdos definidos y seguimiento. “Si una junta no tiene un objetivo concreto, no debería existir”, sostiene Maldonado.

Ese cambio también impactó el estilo de liderazgo. “Los líderes tuvieron que soltar el control y confiar más en sus equipos”, reconoce. A cambio, la organización ganó en autonomía, foco y responsabilidad compartida.

Los días sin juntas no funcionan como una moda, requieren disciplina, acuerdos entre países y coherencia desde el liderazgo. “No es quitar reuniones por quitarlas, sino de usar mejor el tiempo de las personas”, apunta Maldonado.

Para organizaciones con operación foránea, el aprendizaje es que la flexibilidad no se decreta, se construye con reglas, respeto a los horarios y una cultura que valore el trabajo bien hecho, incluso cuando no ocurre frente a una cámara.