La contingencia enseña a las empresas cómo hacer juntas productivas a distancia

"Algo positivo que saldrá es que todos vamos a aprender a hacer trabajo remoto y a hacerlo bien. Todos vamos a entender bien cómo usar el tiempo de los demás y que si alguien está en una videollamada es porque tiene sentido que esté en ella", dice Guillermo Bracciaforte, director de Operaciones de la plataforma de trabajo Workana.

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Sodexo es una de las empresas que ha utilizado herramientas como Skype y Microsoft Teams para programar reuniones y comunicarse con los equipos de trabajo. La empresa que administra vales de despensa y monederos electrónicos asegura que además de mantener la comunicación con sus empleados en medio de la contingencia sanitaria, ha logrado optimizar los tiempos de las reuniones, permitiendo a los colaboradores realizar otras actividades y cumplir con tareas adicionales.

Justo antes de implementar el home office, la firma hizo un análisis para detectar deficiencias y asegurarse de que todos los colaboradores contasen con el equipo de trabajo necesario, además de que emprendió una campaña interna de comunicación con algunos tips para mantener la productividad durante el periodo de aislamiento. La empresa no solo lo está logrando, sino que ahora evalúa adoptar este modelo de juntas remotas como una buena práctica de trabajo.

"La intención es que cuando la situación se normalice podamos desarrollar una encuesta interna para conocer la percepción general de nuestro equipo y sobre eso mejorar nuestro beneficio de home office", dice Alejandro Velasco, gerente de Comunicación Interna, Bienestar y RSC de Sodexo.

Pero Sodexo no es la única empresa que ha encontrado beneficios del esquema de trabajo remoto. Desde hace dos años la inmobiliaria Vinte lleva trabajando una estrategia de comunicación a distancia que ahora está empleando para mantener a sus empleados conectados en medio de la contingencia.

"[Desde hace tiempo] tenemos reuniones virtuales entre líderes y equipos, donde se van revisando avances y se hace la planeación. Tenemos juntas preestablecidas, como las de operación semanal los lunes a las 4 pm, donde a todo mundo se le comunica sobre las revisiones y entregables", dice Carlos López García, director de Desarrollo Organizacional.

El directivo explica que para que este esquema funcionara en medio de la contingencia se establecieron objetivos claros en el trabajo para cada colaborador, tiempos de entrega y métricas objetivo; además, de que la empresa cuenta con las herramientas necesarias establecidas por un desarrollador que hace fluir la comunicación.

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Entre las ventajas de migrar las reuniones a las plataformas digitales, López García menciona la posibilidad de eliminar los tiempos de traslado de los colaboradores a las oficinas. “Ahora el tiempo que se perdía en retardos o en el tránsito se aprovecha”.

¿Qué factores hacen efectiva a una junta virtual?

Saskia de Winter, fundadora de la firma de capacitación empresarial homónima, brinda algunos tips para llevar a cabo una junta de forma adecuada y hacerla más efectiva en modo virtual.

1. Buscar un lugar adecuado, silencioso y con buena iluminación. Tener vestimenta apropiada y quitarse los lentes para que no se refleje el contenido de la computadora a los demás participantes.
2. Enfocarse en objetivos y en alcanzar resultados establecidos más que en actividades, lo que se logra estableciendo prioridades.
3. Hablar sobre retos durante la junta. Terminando cada miembro debe tener un call to action de actividades con su jefe directo.
4. El líder de equipo debe preguntar: ¿cómo te apoyo para que alcances las métricas establecidas y que llegues a un resultado?
5. Empoderar a la gente con mensajes positivos. Que el líder se refiera al equipo como "Nosotros" y no solamente dirigirse con un "Yo".
6. Revisión con métricas del trabajo de cada colaborador.