Uso de IA en la oficina: cuatro errores que están comprometiendo datos, talento y cultura laboral

Este fenómeno, conocido como Shadow AI, es un foco rojo para las organizaciones.

“Los empleados usan IA como una herramienta de productividad, pero lo que no queremos es que coloquen información privada, confidencial o propiedad intelectual en plataformas que no están controladas por la empresa”, advierte Carlos Torales, vicepresidente para Cloudflare Latinoamérica.

Error 1: Confundir productividad con falta de control

Muchas empresas celebran el entusiasmo de sus colaboradores por la IA, pero omiten establecer límites claros, además de que son casi inexistentes las políticas de gobernanza en algunas organizaciones.

El estudio ‘Work:InProgress: Descubrimientos sobre cómo la IA está transformando el trabajo’, desarrollado por Google Workspace junto a IDC y Provokers, reveló que el 67% de los empleados en el país utiliza asistentes de IA personales (no corporativos) para actividades laborales, aunque solo el 35% declara que su organización le ofrece acceso a estas herramientas.

Para Torales, lo primero que se debe trabajar es una concientización que contemple a detalle qué es la IA o cómo puede utilizarse dentro de una organización en particular y con ello definir cuáles serían los beneficios que puede traer y los riesgos de su implementación.

Lo segundo, comenta, es establecer políticas de negocio claras. Por ejemplo, qué herramientas están permitidas, quién puede usarlas y con qué tipo de información. Y lo tercero, reducir la complejidad tecnológica para disminuir brechas de seguridad.

Error 2: Subestimar los riesgos de ciberseguridad potenciados por la IA

Teniendo en cuenta el paso tres del punto anterior, las organizaciones evitarán caer en la subestimación de los riesgos de seguridad y comprenderán que la IA no solo acelera la productividad, sino que también potencia el cibercrimen.

Según datos de Cloudflare, los ataques de denegación de servicio a nivel mundial crecieron casi 800% en el último año, impulsados por la automatización e IA. México se encuentra entre los países con mayor incremento de estos ataques, principalmente contra instituciones financieras, empresas de retail y plataformas de comercio electrónico.

Además, hoy casi 56% del tráfico de Internet corresponde a bots automatizados, muchos de ellos maliciosos, lo que redefine el panorama de amenazas digitales.

Error 3: Creer que la tecnología por sí sola resuelve los problemas

Otra falla común es pensar que basta con implementar nuevas plataformas de IA para modernizar una organización. En realidad, la transformación exige rediseñar la cultura corporativa.

José Luis Huasco, socio líder de consultoría en EY GDS México, subraya que el nivel de madurez digital de las empresas mexicanas sigue por debajo de lo esperado.

“Nuestro índice de madurez digital muestra que México está en 41.71 puntos cuando debería estar en 70.24. No todo se arregla con tecnología; muchas veces la solución es rediseñar procesos, estructura organizacional y estrategia”, señala.

Este desfase tiene consecuencias prácticas. Muchas organizaciones incorporan soluciones de IA sin revisar previamente sus flujos de trabajo, estructuras de toma de decisiones o modelos de operación. El resultado suele ser la automatización de procesos ineficientes o la generación de nuevos cuellos de botella, ahora amplificados por la velocidad de la tecnología.

“La tecnología es solo una parte. Se requiere alinear estrategia, procesos, estructura organizacional y cultura corporativa. La inteligencia artificial debe integrarse al negocio, no colocarse encima de él”, refiere Huasco.

Error 4: No involucrar a los empleados en el rediseño del trabajo

El uso de IA está transformando los puestos laborales, pero pocas empresas integran a su gente en ese proceso. De acuerdo con el estudio “La fuerza laboral global del futuro 2025” del Grupo Adecco, en México 74% de los trabajadores considera que la IA está creando más oportunidades laborales y 76% percibe que los puestos están evolucionando. Sin embargo, apenas 23% participa activamente con su empresa en el rediseño de su puesto.

Denis Machuel, CEO global de Grupo Adecco, advierte que, si bien los trabajadores ven la IA como una oportunidad, “sin un enfoque centrado en las personas existe el riesgo de que la fuerza laboral se desestabilice antes de poder cosechar los beneficios de esta tecnología”.

Cómo evitar estos errores

Los especialistas coinciden en que la solución no pasa por frenar la adopción de la IA, sino por construir un marco sólido de uso responsable:

1. Concientización permanente sobre riesgos, límites y buenas prácticas.
2. Políticas claras de acceso y manejo de información.
3. Reducción de complejidad tecnológica mediante plataformas integradas y confiables.
4. Formación continua de talento en IA, datos y ciberseguridad.
5. Participación activa de los empleados en el rediseño de sus funciones.
   

“La IA y la tecnología son facilitadores, pero no sustituyen la conexión humana. Serán las personas quienes construyan una fuerza laboral resiliente y adaptable”, afirma Giovanni Chávez, director de Innovación de Adecco México.