IA, nómina y cumplimiento, así se transforman las Pymes mexicanas

La transformación alcanza áreas críticas que antes dependían de papeles, hojas de cálculo y revisiones manuales, como la nómina, la contratación y el cumplimiento legal.

De acuerdo con el estudio Talento y Tecnología: Radiografía de las Pymes en México, elaborado por Deel, 73% de las pequeñas y medianas empresas mexicanas aplica IA en procesos internos, sobre todo en nómina, reclutamiento y evaluación de desempeño. Además, 64% planea aumentar su inversión en tecnología, lo que confirma que las empresas ya ven la innovación como un pilar de competitividad.

La tecnología funciona como palanca para mejorar la toma de decisiones, optimizar recursos y acelerar el crecimiento”, señaló Natalia Jiménez, directora de Desarrollo de Negocios para Latinoamérica en Deel.

Contratos correctos y nómina estructurada

Uno de los usos más claros de la IA aparece cuando una Pyme contrata talento remoto. Antes, el proceso exigía revisar leyes extranjeras, buscar asesoría legal local y asumir riesgos por posibles errores en contratos, impuestos o prestaciones.

Hoy, por ejemplo, una empresa mexicana que contrata a un desarrollador que vive en otro país puede usar una plataforma con IA para generar un contrato alineado con la legislación laboral de ese lugar.

El sistema toma datos sobre tipo de relación laboral, jornada y obligaciones fiscales, y ajusta el documento al marco legal correspondiente. Algunos ejemplos de plataformas que existen con este fin son Globalization Partners, Remote, Playroll (Orbit), Webdox o Contract Aura.

En la práctica, la Pyme sigue teniendo participación para aportar datos clave pero no estructura el contrato desde cero, sino que ingresa información como el país de residencia del trabajador, tipo de relación laboral, salario, jornada, prestaciones y funciones del puesto. Con esa información, el sistema cruza normas laborales, fiscales y de seguridad social del país correspondiente y propone un contrato con cláusulas acordes a ese marco legal.

La IA también ayuda a las PyMEs a enfrentar cambios regulatorios. Cuando surge una modificación en normas laborales, fiscales o de seguridad social, las plataformas ajustan parámetros y notifican a la empresa sobre lo que debe corregir.

Otro campo en el que las herramientas basadas en Ia puede apoyar es en la organización de la nómina y con ello evitar errores humanos. Estos programas puede automatizar cálculos de salarios, retenciones, impuestos y aportaciones. El sistema también es capaz de detectar inconsistencias y generar alertas.

El principal beneficio que las empresas identifican en la digitalización es la eficiencia operativa, con 65% de las respuestas, seguido por una contratación más rápida (53%) y la reducción de costos administrativos (37%), de acuerdo con el estudio de Deel.

Cuando la empresa reduce errores en nómina, evita sanciones y acelera la contratación, libera recursos para tareas estratégicas como ventas, expansión o desarrollo de nuevos servicios.

“Hoy, la productividad y la innovación están al alcance de cualquier empresa que se atreva a integrar inteligencia artificial en su operación”, señaló Jiménez.

En este entorno, la IA no sustituye a los equipos de recursos humanos o finanzas, aclaró Jimenez. La tecnología asume tareas repetitivas, validaciones y controles. Las personas concentran su esfuerzo en decisiones de mayor impacto.

Los frenos que aún limitan el salto tecnológico

La principal barrera para que la IA impacte de lleno en el crecimiento de las Pymes no se relaciona con falta de interés, sino con vacíos en su propia operación interna. Natalia Jiménez explicó que uno de los mayores frenos es “la digitalización incompleta de procesos administrativos cruciales, especialmente los contractuales, que siguen siendo manuales y acarrean riesgos legales y operativos”.

Es decir, cuando una empresa todavía gestiona contratos en papel, hojas de cálculo aisladas o archivos dispersos, cualquier herramienta de IA pierde parte de su efectividad, ya que no cuenta con información estructurada ni flujos claros sobre los cuales operar.

A este punto se suman restricciones de presupuesto, sobre todo en negocios que destinan montos modestos a tecnología, además de dificultades para integrar nuevas plataformas con sistemas contables o de recursos humanos ya existentes, y preocupaciones sobre seguridad de datos.

Estos factores frenan la implementación total, pero no cancelan la tendencia. El 92% de las empresas ya usa o evalúa soluciones digitales para la contratación, pago y gestión de talento, según Deel, lo que refleja una apertura amplia a la modernización, aunque el avance ocurra por etapas y con cautela.

La conclusión de Deel apunta a que la adopción de IA ya define la capacidad de las Pymes para competir en un entorno más digital, regulado y sin fronteras. Para la firma, la tecnología no solo mejora la eficiencia, sino que ordena procesos críticos como la nómina, la contratación y el cumplimiento legal, áreas donde un error puede frenar el crecimiento.