Kathryn Vasel / CNN — Las reuniones pueden ser un fastidio, pero realmente pueden prolongarse cuando alguien habla demasiado o se sale del tema.
Si una persona domina toda la conversación, puede disuadir a otros de hablar y eso significa perderse nuevas ideas y no obtener una variedad de opiniones.
“Nunca he dirigido un equipo en el que no haya algún grado de alguien que suela hablar demasiado”, dice Ellen Faye, una asesora de productividad y liderazgo.
Los líderes deben aprender a gestionar una reunión. Deben hacerse cargo cuando alguien se descarrila, pero también actuar con cuidado cuando se trata defrenar a la persona.
“Las reuniones deben ser útiles, y si tienes a alguien que sigue y sigue hablando, esa reunión se ha vuelto no productiva”, menciona Faye.
Es más fácil mantener a las personas por la vía correcta con una agenda integral que incluya temas y plazos. Eso proporciona un plan para lo que se discutirá (y no se discutirá), lo cual puede ayudar a las personas a permanecer en el tema.
Establece el tono de la reunión desde el principio: decir a los asistentes que planeas mantener las cosas en marcha y enfocadas en un tema puede hacer que las personas sean más conscientes de su tiempo para hablar y que sea menos incómodo si tienes que intervenir.
Establecer parámetros también puede ayudar a frenar a aquellos que hablan demasiado.
Puedes solicitar que las personas mantengan sus comentarios dentro del rango de un minuto o dos, o que compartan sus principales pensamientos y luego pasen a la siguiente persona, recomienda Faye.
Otra opción es indicar que deseasoír hablar a cada participante al menos una vez, pero no más de tres veces. “De esa manera, todos están obligados a hablar y participar, pero los que hablan en exceso serán más limitados”, refiere Faye.
Todos podemos irnos por las ramas a veces y arriesgarnos a quedar enredados con detalles que no son relevantes.
Si eso sucede, Faye sugiere decir algo como: “Esos son excelentes detalles en los que podemos trabajar. Anotemos que debemos abordar eso más tarde”.
“Se necesita un líder con confianza para saber cuándo es suficiente”, dice.
Es importante asegurarse de que los participantes se sientan escuchados, pero a veces sus ideas simplemente no son relevantes para el tema en cuestión. Esas ideas pueden ser enviadas a un ‘estacionamiento’, que es una lista que tú creas, ya sea en papel o en un lugar donde todos puedan verla.
Esto valida una idea, pero mantiene la conversación en el tema. Solo asegúrate de repasar el ‘estacionamiento’ al final de la reunión.
“Las acciones en el ‘estacionamiento’ deben ser abordadas de alguna manera”, aconseja Hallie Crawford, una asesora de carrera certificada. Eso podría significar trasladar una idea a la agenda de la próxima reunión, asignar a alguien para que la revise o tratarla por correo electrónico.
Si hay una persona que habla en exceso o alguien se ha estado saliendo por una tangente durante varios minutos, podría ser el momento de interrumpir; solo recuerda ser cortés al respecto.
Si alguien está teniendo verborrea y no está llegando a un punto, Crawford sugiere decir algo como: “Joe, si te puedo interrumpir, creo que esa es una gran idea. ¿Tienes alguna recomendación sobre cómo podemos implementar ese plan o estrategia?”.
También decir frases como: “Perdón por interrumpir, pero en aras del tiempo…” o “para regresar a la agenda” también pueden hacer que la gente vuelva a encarrilarse sin parecer grosero.
