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Nuestras Historias

5 maneras de organizarte y ser más productivo

Reducir las distracciones y evitar el ‘multitasking’ pueden ayudarte a estar más enfocado en tu jornada laboral, aconsejan expertos.
vie 03 enero 2020 08:03 AM
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Estar pegado al escritorio no es lo más productivo, por eso un descanso o salir a caminar es clave para relajar la mente y volver al trabajo enfocado, dicen expertos.

A todos nos ha pasado. Llegas a tu escritorio por la mañana, listo para abordar tu lista de tareas pendientes. Pero también están las redes sociales, los descansos para comer, las juntas y la procastinación.

Las distracciones cotidianas pueden interponerse en el camino de las cosas importantes, pero con un poco de disciplina y planificación puedes mantenerte enfocado y productivo.

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Haz menos ‘multitasking’

Hay una diferencia entre estar ocupado y ser productivo.

Cuando realizas múltiples tareas con demasiada frecuencia, es fácil distraerse y olvidarse de actualizar tu calendario con esa nueva fecha límite o enviar ese correo electrónico importante.

La investigación muestra que intentar realizar múltiples tareas a la vez compromete la productividad. También es probable que no estés haciendo bien ninguna de las tareas.

“El primer consejo que le daría a alguien que quiere ser más productivo es salir de la mentalidad de hacer más cosas y entrar en la mentalidad de hacer más de las cosas correctas”, dijo Greg McKeown, autor de Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less.

Enfocarse en lo que importa

La tecnología a menudo puede ser una gran distracción, y deshacerse de los disparadores externos como las notificaciones de teléfonos celulares puede ayudarte a concentrarte mejor en tu trabajo.

Las redes sociales pueden consumir mucho tiempo, y las compañías tecnológicas han pasado años trabajando para que la tecnología de consumo sea lo más adictiva posible.

Pero eso está empezando a cambiar. Empresas como Apple y Google han implementado funciones destinadas a frenar el uso del teléfono, y aplicaciones como Instagram tienen funciones destinadas a ayudarte a administrar mejor tu tiempo con la aplicación.

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A través del Screen Time de Apple, puedes establecer límites diarios en ciertas aplicaciones de tu iPhone. Las aplicaciones que designes se bloquearán una vez que alcances tu límite. De acuerdo, el bloqueo es fácil de eludir: es más un recordatorio de que has alcanzado tu límite.

Otra forma de evitar la distracción es eliminar las aplicaciones que no son esenciales para tu trabajo o tu vida cotidiana.

McKeown dijo que poner obstáculos entre tú y las redes sociales puede ayudarte a evitar perder el tiempo y priorizar las cosas que son importantes.

“Al hacer que sea un poco más difícil distraerte, se vuelve un poco más fácil continuar con los proyectos que te importan”, dijo.

No seas interrumpido

La mayoría de las personas son más productivas cuando pueden tener mucho tiempo para enfocarse sin interrupciones, dijo Ashley Stahl, asesora de carrera, autora y presentadora del podcast You Turn. Programar reuniones por la mañana o hacia al final del día te ayudará a mantenerte enfocado y mantener tu flujo de trabajo.

“Por ejemplo, en los días en que estás concentrado y escribiendo, una llamada telefónica de la 1 de la tarde podría ser realmente perjudicial para tu concentración”, dijo Stahl. “Las reuniones de mediodía que se prolongan usualmente te aíslan de la fuente de creatividad que puedes estar buscando”.

También es una buena idea informarle a la gente cuándo estás disponible. Tener un mensaje de respuesta automática en tu correo electrónico es una manera fácil de informar a las personas a qué hora estás en el correo electrónico. Por ejemplo: '¡Gracias por tu mensaje! Reviso los correos electrónicos diariamente de 8 a 11 de la mañana, y me pondré en contacto contigo lo antes posible'”, sugirió Stahl.

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Toma un descanso

Estar pegado a tu escritorio no es la mejor manera de hacer las cosas. Crear espacio solo para levantarte de tu escritorio y tomar un descanso o salir a caminar es fundamental para que la mente pueda relajarse, para que luego puedas volver al trabajo enfocado, dijo McKeown.

“Si intentas estar en funcionamiento las 24 horas, los 7 días de la semana, te vas a quemar la mente rápidamente”, dijo.

Al no tomar ningún descanso, tu toma de decisiones se ve afectada y te vuelves más reactivo, dijo McKeown. Entonces es más probable que empieces a perder el tiempo navegando por Internet, leyendo actualizaciones de noticias o desplazándote por las infinitas páginas de las redes sociales.

La razón por la que esto es tan significativo, dijo McKeown, es que no es solo cuántas horas de trabajo enfocado le das a una tarea, sino cuántas horas saludables y energizadas puedes dedicarle.

“Sí, puedes dedicarle todas las horas, pero no estás trabajando en absoluto con tu mayor habilidad”, dijo.

Organízate

La planificación y la organización te ayudarán a obtener una visión general de tu jornada laboral y de tus objetivos a largo plazo. Podría ser cualquier cosa, desde un mapa mental para desarrollar ideas y notas post-it con todo lo que necesitas hacer en el día.

También hay aplicaciones que pueden ayudarte a administrar tu lista de tareas y planificarla, incluyendo Todoist, Memento y Trello.

Antes de comenzar tu jornada laboral, tómate 30 minutos para planificar tu día y determinar qué debes hacer y en qué orden. Reducir y abordar el desorden te ayudará a ser más productivo en el trabajo.

Descubre dónde estás agregando caos a tu propia vida versus dónde puedes eliminar algo que se siente como un bloqueo de tu enfoque, dijo Stahl. Puede ser tan simple como limpiar tu escritorio para que puedas concentrarte y no distraerte, o tan complejo como deshacerte de un hábito como decir “sí” cuando realmente tienes ganas de decir “no”.

“Por lo general, las personas piensan que, para resolver un problema en sus vidas, necesitan ir a buscar algo o agregar algo a la ecuación”, dijo. “Pero para mí, la simplicidad significa eliminar algo que puede ser un bloqueo de tu enfoque”.

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