¿Cómo empezar?
Incorporar una política de día sin juntas requiere más intención que discurso. La experiencia con empresas que ya lo hacen apunta a una serie de pasos prácticos. El primero consiste en definir qué equipos pueden iniciar y cuáles requieren ciertos ajustes, además de establecer excepciones claras para crisis o temas con clientes, según sea el caso.
“Yo creo que no hay que prohibir las juntas, hay que limitarlas. El objetivo de cada reunión tiene que estar claro, así como la excepción a la regla. ¿Te imaginas a un director general que en un día no se reúna con nadie? Cuesta imaginarlo, pero sí se pueden plantear alternativas para que eso suceda”, dice Ventosa.
Otro paso es comenzar con franjas de horario sin juntas, por ejemplo, de 1:00 a 5:00 no se reúne nadie. Luego se puede pensar en un día completo. Ventosa sugiere, además, limitar la duración de las reuniones que sí ocurren; lo recomendable es no exceder una hora ni encadenar juntas sin que el cerebro descanse al menos 15 minutos.
“Hay que poner las reglas sobre la mesa. No hay juntas sin explicar el objetivo de la reunión y el límite de tiempo. Otro punto es que solo estén las personas que deben estar. Las que no, que sean informadas a través de una minuta y con una bajada de la información. Eso es eficacia”, puntualiza.
No menos importante es considerar la diferencia de horario entre países. Cuando la empresa opera solo a nivel nacional es más sencillo adoptar una política de día sin juntas, pero cuando la compañía es global, su eje debe girar en torno a una franja de horario compartida.
“Trabajar con equipos en distintas partes del mundo no es tanto problema si hay empatía. En ocasiones hay países que ceden una parte de su inicio del día o del final del horario laboral. En ese entendimiento, las reuniones no duran más de 30 minutos para respetar el horario de los equipos”, dice Sandra Márquez, country manager de la agencia Talkability en México.
“Hoy, las juntas las tenemos una vez a la semana para estatus y procuramos que no sean ni en lunes ni viernes. Así tengo en mi reloj del celular horarios de Argentina, Estados Unidos y España. Luego reviso y digo a ver qué hora es en Miami y qué hora en México y en Colombia. Ya agarramos el ritmo”, añade.
El error más común es anunciar un día sin juntas sin cambiar nada en la operación. De ocurrir así, las reuniones se concentran en otros días, los correos se multiplican y el desgaste permanece. “Si no hay reglas, el día sin juntas se convierte en un día para ponerse al corriente y eso no cambia la forma de trabajar”, advierte García Rojas.
Otro error frecuente es aplicarlo de manera rígida. No todos los equipos pueden operar igual. Hay áreas que requieren coordinación constante y otras que necesitan largos periodos de concentración. Por eso, muchas empresas empiezan de forma gradual. Un día cada quince días, medias jornadas protegidas o mañanas sin reuniones.
Las organizaciones que avanzan mejor son las que delimitan para qué sirven las juntas. Acorde con los especialistas consultados, funcionan para decidir, resolver desacuerdos o alinear temas críticos. No funcionan para informar lo que se pudo leer antes ni para suplir la falta de claridad en roles o procesos.
En Talkability, el cambio fue progresivo. “No eliminamos juntas, las ordenamos”, explica Sandra Márquez. “Definimos ventanas muy claras para reunirnos y respetamos esos espacios. Las juntas son solo de seguimiento y para asuntos puntuales previamente mapeados”.
El resto del tiempo se protege para trabajo individual y colaborativo asincrónico. “Al inicio costó trabajo, porque veníamos de resolver todo en juntas largas. Con el tiempo vimos que las decisiones salían más rápido y la gente terminaba menos cansada”, reconoce Márquez.
Para que la política funcione, también se requiere claridad sobre qué no se discute en juntas. Si algo no necesita conversación colectiva, no va al calendario y eso obliga a preparar mejor la información y a confiar más en los equipos.
