Las facturas son más que un documento de gasto o ingreso. En esencia lo son, pero su valor está en la comprobación de la operación que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) considera cuando las personas y empresas realizan sus declaraciones.
Por ello, verificar que todo sea correcto antes de emitirse es vital para la buena gestión documental y fiscal. Los errores no son imposibles, pero sí son castigados si no se toman las medidas adecuadas para corregirlo, y convertirse en un problema costoso.
De acuerdo con el SAT, cada factura que recibe un contribuyente debe contener los siguientes elementos:
- Clave RFC de quien expida la factura.
- Régimen fiscal en que tributen, conforme a la Ley del ISR.
- Si se tiene más de un local o establecimiento, se deberá señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan las facturas.
- Número de folio y el sello digital del SAT.
- Sello digital del contribuyente que expide la factura.
- Lugar y fecha de expedición.
- Clave RFC de la persona a favor de quien se expide la factura, o quien la recibe.
- Nombre o razón social de la persona que recibe el comprobante.
- Régimen fiscal del receptor.
- Código postal del domicilio fiscal del receptor.
- Uso del comprobante.
- Cantidad, unidad de medida y clase de los bienes, mercancías o descripción del servicio o del uso o goce que amparen.
- Valor unitario consignado en número.
- Importe total señalado en número o en letra.
- Especificación si la operación se pagó en una sola exhibición o en parcialidades.
- Cuando proceda, los montos de los impuestos trasladados, desglosados por tasa de impuesto y, en su caso, el total de impuestos retenidos.
- Forma en que se realizó el pago (efectivo, transferencia electrónica de fondos, cheque nominativos o tarjeta de débito, de crédito, de servicio o la denominada monedero electrónico que autorice el SAT).
- Número y fecha del documento aduanero, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación.
Esta lista engloba la información principal que deben verificar las personas de que sea correcta.
- Fecha y hora de certificación.
- Número de serie del certificado digital del SAT con el que se realizó el sellado.
- Código de barras generado conforme al rubro I.D del Anexo 20 o el número de folio fiscal del comprobante.
- Número de serie del CSD del emisor y del SAT.
- La leyenda “Este documento es una representación impresa de un CFDI”.
- Fecha y hora de emisión y de certificación de la Factura en adición a lo señalado en el artículo 29-A, fracción III del CFF.
- Cadena original del complemento de certificación digital del SAT.
Son varios elementos, pero suelen estar distribuidos de manera ordenada y clara en la facturación electrónica 4.0 del SAT para su cumplimiento. El servicio de facturación está disponible tanto en el sitio web, en la aplicación Factura SAT Móvil, Factura Fácil y Mi nómina.
También hay proveedores de servicios de facturación autorizados por la autoridad que garantizan que contienen los elementos solicitados.
Revisar oportunamente un comprobante ayuda a detectar errores y evitar multas, ya que el Código Fiscal de la Federación (CFF) considera una infracción, así como cancelarlas fuera de los plazos establecidos.
“No cancelar los comprobantes fiscales digitales por Internet de ingresos cuando dichos comprobantes se hayan emitido por error o sin una causa para ello o cancelarlos fuera del plazo establecido en el artículo 29-A, cuarto párrafo de este Código, y demás disposiciones aplicables,” dice el artículo 81, fracción XLVI del Código Fiscal de la Federación.
Las sanciones van del 5% a 10% del monto de cada comprobante, según la fracción XLII del artículo 82 del Código.
De acuerdo con lineamientos del SAT, las facturas tienen a más tardar el 31 de diciembre del mismo ejercicio fiscal en el que fueron emitidas para cancelarse.
El procedimiento se realiza mediante un Proceso de Cancelación en el portal del SAT, donde se debe solicitar la aceptación de quien emitió la factura, quien tiene tres días hábiles para responder.
El SAT da las siguientes recomendaciones:
-Los emisores deben enviar la solicitud de cancelación de la factura a través del Portal del SAT o de los servicios un proveedor de certificación.
-Al momento de realizar la cancelación se deberán indicar los motivos de la cancelación conforme a las siguientes claves:
01 Comprobantes emitidos con errores con relación
02 Comprobantes emitidos con errores sin relación
03 No se llevó a cabo la operación
04 Operación nominativa relacionada en una factura global.
-En caso de realizar la sustitución del comprobante, se deberá señalar la clave “01” Comprobantes emitidos con errores con relación, así como manifestar el folio fiscal del comprobante que lo sustituye.
-Cuando se requiere la aceptación para cancelar una factura, el receptor recibe un mensaje de interés en su Buzón Tributario, donde se le informa que existe una solicitud de cancelación.
-El receptor debe aceptar o rechazar la cancelación a través del Portal del SAT, o de un proveedor de certificación, dentro de los tres días hábiles siguientes contados a partir de la recepción de la solicitud. De no emitir una respuesta, se considera como una aceptación y la factura se cancela.
-En caso de que la solicitud de cancelación no requiera aceptación por parte del receptor, la factura se cancela de manera inmediata.
