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Nuestras Historias

Los 6 retos y oportunidades del trabajo a distancia

La solidaridad y empatía con nuestros colaboradores y colegas hará una gran diferencia en esta etapa que vivimos, apunta Olivia Segura.
vie 01 mayo 2020 11:59 PM

(Expansión) – La llegada de la pandemia del COVID-19 ha traído diversos impactos a nivel mundial, lo que ha transformado las rutinas de los colaboradores a nivel personal y laboral. Asimismo las organizaciones han enfrentado desafíos sin precedentes para asegurar su continuidad operativa.

Como primera reacción ante este fenómeno, las empresas han centrado sus prioridades en el cuidado de los colaboradores y de su salud. Como respuesta ha emergido el trabajo a distancia y con ello, los retos y las oportunidades que esto conlleva.

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La solidaridad y empatía con nuestros colaboradores y colegas hará una gran diferencia en esta etapa que vivimos. Ver desde una perspectiva humana los retos y oportunidades que enfrentamos en el esquema de trabajo actual nos permitirá ser más productivos y estar más seguros.

A continuación, hablaremos de los 6 retos y oportunidades que el trabajo a distancia trae consigo para las organizaciones.

1. Herramientas de trabajo

Reto:
En ocasiones, los colaboradores no disponen de todos los recursos necesarios para desempeñar sus tareas o están familiarizados su uso.

Oportunidades:
Confirmar que el personal cuente con acceso a una red segura de la organización o a los sistemas que requiere para realizar sus actividades diarias.

Aprovechar los conocimientos de una fuerza laboral compuesta por diferentes generaciones.

Acciones:
Identificar alternativas en procesos y desarrollar un plan de capacitación para los colaboradores.

Apoyar de colaboradores con mayor familiaridad con la tecnología para el apoyo de aquellos con menos experiencia

Promover la solidaridad como elemento clave en esta etapa de adaptación a una nueva forma de trabajo

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2. Seguridad de la información

Reto:
Proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.

Los colaboradores pueden llegar a ignorar las políticas y riesgos asociados.

Oportunidades:
Reforzar y promover la importancia de conocer y cumplir las políticas.

Comprender la responsabilidad compartida de prevenir riesgos de fuga de información confidencial y otro tipo de ataques.

OPINIÓN: Claves para ser más rápido y efectivo al trabajar desde casa

Acciones:
Proporcionar guías rápidas sobre los aspectos de política de seguridad.

Promover el uso de audífonos vs. altavoces en conversaciones confidenciales.

Comunicar datos de contacto para solicitar orientación o dudas.

Promover la cultura de denuncia cuando sospechen que su información ha sido vulnerada.

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Hacer home office en tiempos de coronavirus

3. Lineamientos para operar

Reto:
Asumir que el equipo conoce las nuevas reglas del juego.

Oportunidades:
Comunicar las expectativas con respecto a disponibilidad, forma de contacto e intercambio de información.

Acciones:
Definir horarios de trabajo y tiempos de respuesta esperados.

Contar con directorio con números de contacto de los colaboradores.

Acordar protocolos para resguardo de información y definir medios autorizados para intercambio de documentos que no pueden ser enviados por correo electrónico.

OPINIÓN: Alejarte para conectar-te

4. Comunicación con clientes, proveedores y socios de negocio

Reto:
Comunicación oportuna y abierta.

Oportunidades:
Contactar a sus contrapartes y acordar el esquema de trabajo durante este periodo en concreto.

Acciones:
Escuchar, ser receptivo y mantenerse abierto a explorar alternativas para brindar o recibir servicios/productos.

Enfocarse en lograr un esquema ganar-ganar, a través de nuevas y eficientes formas de colaboración.

Alinear las expectativas con respecto a horarios de atención y tiempos de respuesta.

5. Gestión del trabajo del equipo

Reto:
Falta de esquemas de seguimiento y de apoyo a los colaboradores.

Oportunidades:
Definir y comunicar los protocolos de seguimiento y el plan diario de actividades.

Acciones:
Revisar diariamente el plan de actividades con el equipo.

Establecer acuerdos para su cumplimiento y fechas o entrega.

Asegurarse de que las prioridades del día son claras para todos y están alineadas con las metas del negocio en esta etapa.

6. Generar compromiso y mantener al equipo unido

Reto:
No asumir que los colaboradores viven el trabajo remoto de la misma forma.

Oportunidades:
Externar al equipo que se valora su esfuerzo.

Acciones:
Ser receptivo con los colaboradores y brindar apoyo siendo conscientes de que el contexto familiar o personal puede afectar la productividad y desempeño.

Proporcionar orientación respecto a como habilitar su lugar de trabajo cómodo y con privacidad.

Comunicar abiertamente al equipo que cuentan con apoyo.

Organizar llamadas informales con el equipo para comentar temas no relacionados con el trabajo que permitan la interacción social.

Proponer actividades que fomenten la salud física, emocional y mental.

Los retos actuales afectan a todas las organizaciones y brindan la oportunidad de acelerar la adopción de esquemas de colaboración habilitados por herramientas digitales. Pero, más allá de esto, las circunstancias que vivimos retan nuestra forma de pensar, interactuar, percibirnos y organizarnos como equipo de trabajo y como líderes.

La situación actual nos brinda la oportunidad de conocernos más como personas, fortalecer valores y desarrollar nuevas habilidades. Hoy más que nunca nuestra actitud para aprender de esta situación nos fortalecerá como personas y como profesionistas. Tomemos y maximicemos esta oportunidad para mejorar como líderes y colaboradores.

Nota del editor: Olivia Segura es Directora de Capital Humano y Cambio Organizacional de KPMG en México. Las ideas y opiniones expresadas en este escrito son de los autores y no necesariamente representan las ideas y opiniones de KPMG en México.

Consulta más información sobre este y otros temas en el canal Opinión

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