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Claves para ser más rápido y efectivo al trabajar desde casa

Asignar prioridades te permite identificar qué tarea tiene que quedar terminada ese día sin importar las circunstancias, opina Adriana Castro.
mié 01 abril 2020 11:56 PM

(Expansión) – Hacer home office me remontó a una época en la que mi papá me dio permiso para estudiar la prepa abierta: inicialmente me sentí en el paraíso, porque creí que por fin me había deshecho de la estructura escolarizada, pero después me di cuenta del gran reto que representaba estudiar en casa, ya que llegar a los resultados al final del ciclo escolar se volvió otalmente mi responsabilidad.

Algo así ocurre con el home office: depende completamente de ti, si puedes o no llegar a la meta que acordaste con tu equipo.

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Si al trabajar desde casa te desesperas porque no estás logrando la productividad que quisieras, esto puede servirte.

De acuerdo con la Norma 035, al cumplir con ciertos criterios se genera un entorno laboral positivo que favorece la productividad. Tu reto ahora es trasladarlos a la modalidad home office para alcanzar los objetivos que necesitas.

De estos criterios hay dos que pueden ayudarte enormemente a obtener más resultados en menos tiempo.

1. Prioriza tus actividades

En relación a la manera en que priorizas el orden de tus actividades, es común invertir el tiempo en resolver los famosos “bomberazos” a lo largo del día y lamentablemente se deja al final de la jornada las tareas importantes que requieren concentración. Generalmente a esa hora ya se está tan cansado que se terminan posponiendo.

Una solución es cada mañana comenzar haciendo una lista de tareas.

Para cada tarea establece una prioridad: A, B o C.

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Asigna prioridad “A” a aquellas que son muy importantes. Significa que si esa tarea no se hace las consecuencias pueden ser desastrosas. Una tarea con prioridad B significa que no es tan urgente como una tarea A, pero sigue siendo importante. La prioridad C es para tareas que pueden aplazarse sin que se produzcan consecuencias alarmantes.

Definir estas prioridades te permite identificar qué tarea tiene que quedar terminada ese día sin importar las circunstancias.

Ahora ¿Qué hacer con los requerimientos inmediatos de alguien más? Los famosos “bomberazos”. Es importante que le notifiques a la persona tu situación en cuanto a prioridades, antes de que respondas en automático: “Claro que sí, yo me encargo”.

Aquí viene la parte más difícil: aprender a decir “No”. Nos atemoriza negarnos porque sentimos que seremos vistos con poca disposición o sin compromiso, pero aquí hay una respuesta que puede ayudarte a decir “no” sin que te sientas así.

Por ejemplo, si te invitan a que te involucres en un proyecto, tu respuesta puede ser “Muchas gracias por pensar en mí para este nuevo proyecto; me siento honrado de que confíes en mí. Sin embargo, en estos momentos, tengo mucho trabajo y no quisiera asumir más funciones de las que puedo, ya que no podría realizarlo con el compromiso que requiere. Espero que en un futuro no muy lejano podamos colaborar juntos, porque será un gusto llevar a cabo este proyecto”.

Aprender a decir “no” y priorizar el orden de tus actividades te ayudará enormemente a avanzar el trabajo en casa.

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2. Establece la velocidad con la que realizas tu trabajo

Es un hecho que las personas que son veloces y efectivas en sus tareas es porque han desarrollado la capacidad de enfoque.

El investigador de origen húngaro Mihaly Csikszentmihaly descubrió que las personas que son capaces de enfocarse en realizar una sola tarea, no sólo terminan más pronto sus actividades sino reportan niveles altos de felicidad. Él define este estado mental como “flow” y se recomienda que en casa generes las condiciones que favorezcan el mismo.

Para ello, la sugerencia es eliminar distractores y renunciar al mito del multitasking. La ciencia ha demostrado que realizar varias tareas -que requieren concentración- al mismo tiempo genera estrés, disminuye el rendimiento y provoca errores.

A continuación algunas ideas que ayudan a eliminar distractores para que alcances más momentos de enfoque que te hagan más veloz, productivo y feliz:

1. Cuando trabajes en la computadora, evita tener abiertas varias ventanas a la vez.

2. Deshabilita en ciertos periodos del día las notificaciones automáticas de tus redes sociales, alertas de correos y mensajería instantánea.

3. Utiliza la técnica pomodoro: periodos de 25 minutos de enfoque por 5 minutos de descanso.

4. Da respuesta a los correos electrónicos en intervalos predefinidos y establece un tiempo máximo permitido en ejecutar esta tarea. No invertir más de 10 minutos en responder cada mail.

La Asociación Estadounidense de Psicología establece que realizar varias tareas de manera simultánea tiende a reducir la productividad cerca del 40%. Esto aumenta los niveles de estrés y frustración de las personas.

En cambio, finalizar el día con la satisfacción de haber terminado tus tareas cotidianas te provee de un componente que genera mucha felicidad: la sensación de logro por la suma de los pequeños esfuerzos que realizas todos los días.

Nota del editor: Adriana Castro tiene una especialidad en Psicología de la Creatividad por la Universidad Autónoma de Barcelona. Es fundadora de Call to Action: Empresas felices. Síguela en Facebook (adrianacastromx). Las opiniones en esta columna pertenecen exclusivamente a la autora.

Consulta más información sobre este y otros temas en el canal Opinión

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