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Consejos para tener videoconferencias más productivas y profesionales

Solemos relegar el uso de la tecnología para comunicarnos con los demás en contextos donde la distancia física es una barrera ineludible, opina Guillermo Fournier.
mié 13 mayo 2020 11:58 PM

(Expansión) – La capacidad de adaptación ante el cambio siempre ha sido una cualidad indispensable para cualquier organización que aspire al éxito. Si bien este no es un descubrimiento reciente, lo cierto es que, en las últimas semanas, las empresas han sido puestas a prueba de forma implacable en este sentido; la llegada imprevista del COVID-19, implicó la realización de múltiples ajustes con el propósito de que las actividades laborales se trasladaran del espacio físico propio de la oficina, a la modalidad de teletrabajo con el apoyo de herramientas tecnológicas.

Así, la dinámica ha cambiado radicalmente para la gran mayoría de las organizaciones. Aunque las plataformas digitales se han posicionado paulatinamente en el ámbito de los negocios desde la aparición en escena del Internet, la realidad es que, por lo general, las personas preferimos la interacción social tradicional cuando esta es posible.

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Por tanto, solemos relegar el uso de la tecnología para comunicarnos con los demás en contextos donde la distancia física es una barrera ineludible.

Las llamadas telefónicas y los correos electrónicos son, sin duda, parte de nuestra vida cotidiana, pero aún muchos compartimos la percepción de que nada puede superar en productividad a una reunión de trabajo en una sala de juntas.

Pues bien, las coyunturas críticas como la que actualmente se nos presenta tienden a sacudir paradigmas e invitarnos a repensar nuestras formas de comportarnos y responder a nuestro entorno. Además, las crisis representan oportunidades para acelerar los procesos disruptivos, por lo que algunos analistas ya nos hablan del inicio anticipado de la llamada cuarta revolución industrial cuyo motor será la innovación.

En las películas futuristas del siglo XX, las videoconferencias eran una constante. El cine imaginaba un nuevo milenio donde los acuerdos de negocios se cerraban a través de plataformas digitales desde la comodidad del hogar o la oficina privada. Lo interesante es que esta tecnología lleva rato disponible en el mercado y, sin embargo, no ha conseguido extenderse en el medio empresarial con la contundencia augurada en aquello filmes memorables.

Todo cambió tras la implementación de las medidas de distanciamiento social; a lo largo del país, miles de profesionistas y líderes empresarios ahora celebran con regularidad reuniones de trabajo, ya no en edificios ejecutivos, sino desde sus casas. Las videoconferencias se han tornado una herramienta imprescindible en el ámbito empresarial. Por ello, es fundamental observar algunos aspectos clave para mantener la productividad en estas juntas laborales a distancia y, a la par, cuidar nuestra imagen profesional.

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En primera instancia habrá que preservar el sentido de organización que permite un funcionamiento óptimo dentro de las dinámicas laborales.

Convocar oportunamente a los asistentes de la videoconferencia próxima a efectuarse será crucial para asegurar la presencia de los colaboradores o socios contemplados. Desde luego, es ideal definir tanto la hora de inicio como la hora de finalización de la sesión. Para lograr respetar los tiempos estipulados es efectivo llevar un orden del día que podrá ser compartido a los participantes con anticipación.

Como segundo punto, debemos tener claro que las computadoras o gadgets que empleemos para conectarnos a las reuniones digitales son la principal herramienta de trabajo para tal cometido. Por tanto, quizá este sea un buen momento para pensar en invertir en un hardware de calidad que nos permita acceder a las oportunidades que nos brinda el plano tecnológico en el marco del mundo profesional. Una buena conexión de Internet también resulta indispensable.

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Por otro lado, al participar de una junta de trabajo virtual procura siempre contar con un espacio ad hoc que tenga buena iluminación y donde además te sientas cómodo. Igualmente, debes disponer de todo lo necesario para participar de la videoconferencia, como material básico de papelería o documentos relacionados con el tema que se tratará.

El fondo del encuadre que aparezca al activar el video en la plataforma virtual mandará mensajes de profesionalismo. Recuerda llevar ropa adecuada y nunca descuides tu aspecto personal.

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Por último, si participas de una videoconferencia laboral, es importante que no olvides los protocolos del mundo profesional, pues estos permanecerán vigentes aun cuando la interacción se dé por vía remota. La cortesía siempre será una buena apuesta, por lo que abandonar la sesión sin avisar, aparentar distracción mientras alguien más interviene o no unirse a tiempo a la videoconferencia, son conductas que restarán a tu imagen de forma significativa.

Proyectar interés es esencial: una participación dinámica se traducirá en una percepción generalizada de aceptación y liderazgo. Así, lo más importante será la actitud, disposición e iniciativa. Las videoconferencias llegaron para quedarse y debemos aprovecharlas como excelentes herramientas para mejorar la productividad de las organizaciones.

El activo principal de las empresas e instituciones, son las personas. Aprendamos a usar la tecnología como aliada para el desarrollo profesional y el crecimiento humano.

Nota del editor: José Guillermo Fournier Ramos es docente en la Universidad Anáhuac Mayab. Vicepresidente de Masters A.C., asociación civil promotora de la comunicación efectiva y el liderazgo social. También es asesor en comunicación e imagen, analista y doctorando en Gobierno. Las opiniones expresadas en esta columna pertenecen exclusivamente al autor.

Consulta más información sobre este y otros temas en el canal Opinión

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