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Cuentas por cobrar, ¿cómo aprovechar recursos para eficientar procesos?

El uso de herramientas de automatización significa tener un mayor control de montos, tiempos y clientes para poder gestionar los periodos de pago de una forma más eficiente, opina Jorge de Lara.
vie 23 julio 2021 12:00 AM

(Expansión) - El capital de trabajo es fundamental para la operación de empresas y negocios, sin importar el tamaño, por lo que la gestión de cuentas por cobrar es uno de los aspectos más retadores en la administración de una pequeña o mediana empresa, pues se trata de uno de los engranes fundamentales en los ciclos de flujo de efectivo de las compañías.

Contar con una visión estratégica para la gestión de estas cuentas puede ayudar a la empresa a garantizar los recursos necesarios para mantener ciclos productivos positivos y constantes.

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De acuerdo con el informe, Esperanza de Vida de los Negocios en México , 80% de las empresas fracasan antes de llegar a cumplir 5 años, y muchos de los factores que llevan a estos cierres están enfocados en fallas en los procesos administrativos. Por ejemplo, de acuerdo con el informe, el 18% de las empresas debe iniciar acciones de cobro contra sus deudores.

Para una pyme es sumamente importante conocer todos los recursos disponibles en materia de manejo de cuentas por cobrar, así como los beneficios que estos pueden traer en la optimización de procesos.

Herramientas de automatización

La automatización es un aspecto clave para un gran número de empresas. De acuerdo con datos del Indicador Global de Gasto Empresarial de American Express, 70% de las compañías encuestadas planean comenzar o automatizar aún más sus procesos de compra o adquisición durante los próximos 12 meses.

Una mayor automatización implica que las organizaciones puedan reducir su dependencia de los métodos de pago físicos, incluido el efectivo, con lo que se agilizan los procesos de cobro y pago, además de que las operaciones son más transparentes y fáciles de conciliar.

El uso de herramientas de automatización significa tener un mayor control de montos, tiempos y clientes para poder gestionar los periodos de pago de una forma más eficiente.

Factoraje, obtener financiamiento de las cuentas por cobrar

Obtener financiamiento a través de la venta de facturas por cobrar a empresas o instituciones, puede ser también una opción viable para las compañías que buscan reactivar sus ciclos productivos y dependen en mayor medida de las cuentas por cobrar para obtener recursos.

El factoraje debe ser visto como una herramienta de financiamiento, y por tanto es necesario considerar su costo dentro de la planeación financiera: ¿qué tanto necesito esos recursos de manera inmediata?, ¿vale la pena pagar el costo en este momento?

El análisis financiero de cada empresa nos ayudará a determinar si el factoraje es una opción viable en cada caso específico, ya que si bien puede ayudar a acortar los periodos de recepción de pagos (la empresa que compra las facturas es la que se encarga de gestionar los pagos en los plazos acordados), presenta un costo sobre el monto total.

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Optimización de procesos de cobro

Los procesos de cobro son igual de importantes que los de facturación. Mantener un esquema optimizado y ordenado puede ayudar a agilizar la entrada de efectivo; los factores que ayudan a tener un control en los ciclos de pago son:

· Flexibilidad: hoy, es un factor sumamente importante para los clientes, según datos de Indicador Global de Gasto Empresarial de American Express, 45% de los encuestados en México afirmó que, durante los últimos 12 meses, su negocio ha elegido proveedores con condiciones de pago más flexibles, lo que les ha permitido aumentar su capacidad para adaptarse a sucesos inesperados. Un esquema de pagos flexible significa para los clientes tener la posibilidad de proyectar sus salidas de efectivo en relación con las entradas y con ello evitar la descapitalización.

- Mantener la base de clientes actualizada: datos de contacto, procesos y condiciones de pago, facturas, soportes y demás documentación necesaria para conocer al cliente y poder agilizar los pagos.

- Evaluar las condiciones de crédito para cada cliente: si bien es importante establecer una política para otorgar crédito a clientes, es importante considerar el historial de cada uno y hacer un análisis del riesgo que representaría cada perfil de cliente de caer en morosidad o impago.

Negociación de descuentos por pronto pago

Una manera de acelerar la cobranza es ofrecer esquemas de descuentos por pronto pago, donde los clientes deciden aprovechan los descuentos en precio con la condición de liquidar en su totalidad anticipadamente. (previo análisis financiero).

Aceptación de herramientas financieras como medio de pago

Otra manera muy efectiva de acelerar la cobranza es implementando el pago vía herramientas digitales o tarjetas de servicio (o bancarias) como método de pago, pues las entidades financieras liquidarán los saldos de una manera ágil (con un costo). Esta modalidad ha cobrado mucha fuerza en ultimo tiempos por su rapidez de implementación y simplicidad.

La gestión de las cuentas por cobrar es una parte fundamental en la administración de una compañía, por lo que utilizar diversas herramientas de manera estratégica puede ayudar a una empresa a optimizar su entrada de efectivo y con ello ser más eficiente en sus procesos productivos.

Nota del editor: Jorge de Lara es Vicepresidente y Gerente General de GCS para American Express México y América Latina. Síguelo en LinkedIn . Las opiniones publicadas en esta columna pertenecen exclusivamente al autor.

Consulta más información sobre este y otros temas en el canal Opinión

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