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Nuestras Historias

Humaniza tu convención virtual

El cambio te da la oportunidad de reconocer que eres más capaz de adaptarte de lo que tú crees, opina Adriana Castro.
mié 22 julio 2020 05:51 AM

(Expansión) – Si organizas convenciones probablemente este año es la primera vez que realizarás una virtual.

Entre los muchos aspectos que hay que planear es la creación de la agenda.

En este sentido, toma en cuenta el estado de ánimo de los participantes. Considera que en los últimos tres meses han sido desafiados profesional y personalmente de formas que nunca imaginaron. Esto se traduce en que tendrás personas con un desgaste emocional y habrá que considerarlo al momento de estructurar los tiempos y los contenidos.

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Además, hay que agregar el hecho de que están desde casa y a muchos les está siendo difícil lograr los espacios de enfoque que una convención requiere. Así que te comparto algunas ideas que podrían ayudarte a ofrecer una experiencia óptima:

1. Programa más pausas de las que harías en un evento presencial. Considera que estar frente a una computadora provoca fatiga muscular, ocular y neurológica, lo que disminuye la capacidad de concentración.

Además, toma en cuenta que muchas personas tienen hijos pequeños, y negociar con “las bendiciones” para explicarles la importancia de no interrumpir es un reto. Para generar un aprendizaje significativo, te recomiendo que cada ponencia tenga una duración de entre 30 y máximo 90 minutos.

Solicita a los ponentes que sean especialmente cuidadosos al respetar los tiempos. Una conferencia concreta será de gran valor. Ya decía Baltasar Gracián “lo bueno y breve es dos veces bueno”.

2. Elige contenidos que sumen a la situación actual de los participantes. Envía encuestas antes del evento para saber qué temas les gustaría recibir. Es común considerar temas como innovación o la perspectiva macro económica. Sin embargo, también puedes apostar por temas con un tono más práctico que resuelvan la nueva realidad que ellos están viviendo: “posturas y ejercicios para evitar el dolor de espalda al trabajar con la computadora”, o “cómo hacer home office en familia”.

Al finalizar, puedes sorprenderlos con algo que permita que se relajen, como un concierto o un comediante.

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3. Genera la mayor interacción posible entre las personas. Esto convierte a los participantes en constructores del conocimiento generado. Hay ponentes que desconocen las bondades de interacción que ofrecen las plataformas, así que sugiéreles que integren votaciones y los tan gustados “breakout rooms”: salas donde grupos más pequeños de asistentes pueden reunirse por separado.

Para las personas adultas, el aprendizaje es más valioso cuando pueden apropiarse de él a través de actividades. En los breakout rooms puedes pedir a los equipos que analicen casos.

También incorpora actividades rompe hielo que permitan generar confianza y cercanía.

OPINIÓN: Adaptarnos permanentemente en un mundo nuevo digital

Por ejemplo: en estas mini salas pide a los participantes que compartan una foto en la que se encuentren en un lugar conocido y el resto de los compañeros deberán adivinar dónde es.

Otro juego que suele gustar es “dos verdades, una mentira”: haz que los asistentes a la reunión compartan dos verdades y una mentira y el resto del equipo tratará de adivinar cuál es la mentira.

Las actividades rompe hielo ahora más que nunca son un aliado para humanizar el evento. La ciencia establece que una de las motivaciones más grandes del ser humano son los vínculos afectivos, así que no olvides integrar ese aspecto social que es tan valioso.

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4. Ten cuidado con el perfeccionismo. Cuando se lleva al extremo resulta asfixiante y hace que los equipos de trabajo colapsen. Esto no significa que no te esfuerces o lleves a cabo un evento de mediana calidad. Se trata de estar consciente de que estás en un entorno nuevo para ti y es natural que haya situaciones inesperadas.

Seguramente tienes contemplado un plan B en caso de que haya fallas técnicas... bueno, pues te recomiendo que a ese plan le agregues buenas dosis de flexibilidad. Al dar inicio al evento puedes pedir al maestro de ceremonias que comunique un mensaje que detone empatía en la audiencia: “sabemos que han vivido meses en los que han tenido que adaptarse a retos que no hubieran imaginado y nosotros en la organización de este evento también lo experimentamos. Confíen en que estamos haciendo nuestro mejor esfuerzo, y en caso de que se presenten fallas técnicas agradeceremos que se sumen con una actitud resiliente y flexible. Todos estamos aprendiendo”.

OPINIÓN: La nueva virtualidad

Además, considera que es común que el juez más severo que tienes es el interno. Es probable que una falla no sea tan terrible para la audiencia y es importante que tú no te estanques en ese error porque enfocarte en ello podría incluso detonar que cometas más errores durante el evento. Respira y quédate de tu lado.

El cambio te da la oportunidad de reconocer que eres más capaz de adaptarte de lo que tú crees. Ser flexible en la planeación de tu convención virtual te ayuda a asimilar mejor lo nuevo y todo lo bueno que puedes encontrar si lo intentas.

Nota del editor: Adriana Castro tiene una especialidad en Psicología de la Creatividad por la Universidad Autónoma de Barcelona. Es fundadora de Call to Action: Empresas felices. Síguela en Facebook (adrianacastromx). Las opiniones en esta columna pertenecen exclusivamente a la autora.

Consulta más información sobre este y otros temas en el canal Opinión

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