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Los cinco elementos clave para la colaboración digital

Debemos recordar que gran parte de la transformación digital es cambiar la mentalidad para afrontar este viaje hacia el futuro del trabajo digital, apunta Rogelio Salcedo.
mié 02 septiembre 2020 11:00 AM

(Expansión) – Sin duda, esta pandemia nos ha forzado a encontrar nuevas formas de trabajar, dadas las condiciones de confinamiento de los colaboradores administrativos y ejecutivos en la mayoría de los países del mundo. El escenario antes de esta “eterna cuarentena”, nos decía que solo menos de un cuarto de la fuerza laboral a nivel global experimentaba esta modalidad flexible o de home office.

La adopción de estas nuevas formas, que tuvimos que incorporar a una alta velocidad, nos ha demostrado que las organizaciones pueden llevar a cabo la mayoría de los procesos de negocio, la gestión del cliente y las interacciones sociales críticas, generando buenos resultados y alta productividad. El trabajo como lo conocemos se ha transformado permanentemente, a tal grado que la revista Times Magazine lo ha denominado como “el experimento de trabajo-en-casa más grande del mundo”.

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Una vez que el colaborador remoto se ha vuelto la norma, tenemos que considerar los impactos permanentes en la cultura, los procesos de negocios, la forma de liderar y la tecnología que usaremos para continuar evolucionando digitalmente. Las empresas que logren adaptarse a esta evolución, sacarán la mejor parte: balancear la calidad de vida de los colaboradores al mismo tiempo que optimizan los costos y la fuerza de trabajo.

En ese sentido, los desafíos de las compañías son varios: ¿Cómo habilitar el empleo a distancia y la colaboración virtual?, ¿Qué tecnología puede apoyar a mis primeros equipos remotos de manera eficiente y segura? ¿Qué herramientas se adaptan mejor a las necesidades de mi negocio?

Nos hemos dado cuenta que la tecnología cada vez es más fácil de adquirir e implementar para que podamos ejercer digitalmente y a distancia, por lo que existen una serie de elementos y programas que nos pueden ayudar a colaborar de manera flexible y rápida en una organización ágil:

1. Conectar. La tecnología actual nos permite conectar a los equipos, ya sea en tiempo real o asincrónicamente. Existen muchas plataformas que habilitan a realizar videoconferencias, de manera segura y eficiente, para tener reuniones colectivas y personales, dentro y fuera de la organización, en adición al correo electrónico y los chats. Debemos escoger aquellos que sean compatibles con nuestra tecnología actual y comparar costos dependiendo del uso que le demos.

Algunos incluyen posibilidad de hacer sesiones de equipos, salas de espera, así como manipular contenidos usando pizarras electrónicas para idear o trabajar con audiencias grandes. Entre ellas encontraremos a Zoom, Microsoft Teams, Skype, Google Hangouts, Webex, BlueJeans y algunas que tu empresa de telefonía te ofrece.

2. Gestionar. Estas aplicaciones nos permitirán administrar las tareas y los proyectos clave en los que estemos trabajando. Específicamente, estas nos apoyarán para que el equipo entero gestione sus actividades teniendo transparencia en los objetivos, metas, fechas límite y la calidad del cumplimiento, facilitar los reportes y monitoreo, así como mejorar la interacción y apoyo en tiempo real del equipo hacia el logro de los resultados. Entre estas encontraremos a Zippy, Jira, Wrike, Trello y Asana, y algunas más.

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La tecnología como vacuna a la crisis por Covid-19 | #CómoReactivarMéxico

3. Comprometer. Estas plataformas nos permiten no solo escuchar de manera empática a los colaboradores durante las sesiones remotas, sino también entender sus sentimientos y pensamientos en estos momentos tan críticos. Lograr el compromiso y la moral es complejo a distancia, pero con el uso de la colaboración digital, se puede recolectar y analizar las reacciones del equipo, escuchar sus preocupaciones y hacer grupos focales digitales, analizar los temas clave de manera cualitativa y cualitativamente. Entre las favoritas utilizadas están Kahoot, Mentimeter, Slido, Remesh y Allegro.

4. Diseñar. Estas herramientas son grandes pizarrones digitales que nos permiten la colaboración para diseñar, co-crear, resolver problemas y llevar a cabo sesiones de tormentas de ideas visual y creativamente. Se pueden subir materiales, dibujar diagramas y lograr el mismo impacto que en una sesión “off site” con el equipo, facilitando el proceso creativo y colaborativo al tener todo el trabajo en un solo lugar. Entre más usadas están Mural, Miro, StormBoard y Limnu.

5. Compartir. Estos servicios nos ayudan a compartir contenidos y centralizar documentos y archivos, sin importar su tamaño o tipo. Con ellos, el equipo puede acceder a la información en cualquier momento, en cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Comúnmente utilizados en las grandes organizaciones, los más conocidos son Dropbox, Google Drive y SharePoint.

OPINIÓN: La digitalización en la selección del talento

Es fácil que las corporaciones y colaboradores se sientan abrumados con tantas plataformas y aplicaciones. Es ideal tratar de mantener el proceso simple y escoger solo las herramientas necesarias que la firma realmente requiere. Si ya se cuenta con un sistema de videoconferencia es un buen lugar para empezar y poco a poco podemos añadir funcionalidades para mejorar la colaboración digital.

Para llevar a cabo esta transición también es imperante desaprender viejos hábitos, tomar pasos pequeños pero firmes hacia esta remodelación, experimentar con varias de ellas y no tener miedo a probarlas, esto es, liderar con el ejemplo. Debemos recordar que gran parte de la transformación digital es cambiar la mentalidad para afrontar este viaje hacia el futuro del trabajo digital.

Nota del editor: Rogelio Salcedo es Líder del área de Career en Mercer México. Síguelo en LinkedIn . Las opiniones publicadas en esta columna pertenecen exclusivamente al autor.

Consulta más información sobre este y otros temas en el canal Opinión

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